Desde o momento em que um medicamento é despachado e segue para ser encaminhado para diversas instituições de saúde, como hospitais e laboratórios, é de extrema importância que esta cadeia de distribuição seja monitorada de perto, de modo a garantir a qualidade dos produtos e, principalmente, a integridade da saúde dos pacientes. Esse é o processo que chamamos de gestão dos suprimentos hospitalares.
Por que essa a gestão de suprimentos hospitalares é tão importante?
Quando um hospital faz o devido monitoramento e gestão dos suprimentos, ele não só contribui para redução de desperdícios – causados principalmente pelo mal armazenamento de medicamentos -, como também garante maior assertividade das informações dos produtos em estoque, agilizando o trabalho interno de catalogação, prescrição e aplicação de remédios.
Um levantamento conduzido pela Black Book mostrou que 69% dos líderes de TI dos hospitais norte-americanos reconhecem a gestão de suprimentos hospitalares como um dos mais valiosos ativos da instituição. Muito disso se explica porque, quando bem feita essa gestão, é possível reduzir custos com retrabalho e/ou falhas humanas.
De fato, o avanço da tecnologia na área da saúde tem permitido que esse trabalho seja feito de maneira mais otimizada e precisa, pois envolve todos os profissionais necessários para que a gestão funcione da melhor forma. No entanto, existem certos desafios nesse processo que, em alguns casos, vão além dos limites do hospital ou laboratório.
Quais são os desafios?
Atualmente, os principais desafios que fazem parte da cadeia de gestão de suprimentos hospitalares são:
Monitoramento do transporte e distribuição de suprimentos
Levando em consideração que, no Brasil, o principal meio de transporte a nível nacional ainda é o rodoviário e que as estradas nem sempre estão devidamente pavimentadas, garantir a segurança no transporte e na distribuição desses medicamentos é um tarefa árdua.
Afinal, isso impacta diretamente nos custos para importação e/ou encomenda de produtos, uma vez que a violação de algum medicamento durante o trajeto até o hospital pode comprometer – e muito – a quantidade de cada insumo no estoque, tornando-se mais uma causa para desperdício de material.
Por isso, é importante firmar parcerias comerciais com distribuidores que tenham controladores de rota em sua frota de caminhões para que o trajeto seja acompanhado de perto, diminuindo assim os riscos de eventuais dores de cabeça.
Bom relacionamento com os fornecedores
Em meio a tantas opções de marcas e preços oferecidos no mercado, qual a melhor alternativa para que a gestão de suprimentos hospitalares seja efetiva? Não há uma receita pronta para essa questão, pois se trata da lógica do “cada caso é um caso”. Dessa forma, o ideal é que o foco na qualidade esteja sempre como prioridade.
Para que isso aconteça, é fundamental contar com uma rede de fornecedores confiáveis e que cumpra com os principais requisitos que o hospital precisa para continuar operando com estoque em dia. Um exemplo disso é estipular, em contrato, prazos pré-estabelecidos para o recebimento de determinados medicamentos e/ou quais produtos são prioridades na manutenção do estoque de medicamentos.
Controle do estoque de medicamentos
Outro ponto bastante delicado no processo de gestão de suprimentos hospitalares está no estoque. Para se ter uma dimensão desse desafio, uma pesquisa de 2017 feita pela Cardinal Health Hospital Supply Chain Survey, dos Estados Unidos, indicou que 78% dos hospitais norte-americanos ainda contam manualmente seu inventário. Somente 17% tinham começado a implantar tecnologias que automatizam essa contagem.
Além dessa questão e a de ter fornecedores confiáveis, outro ponto bastante crucial aqui é o correto armazenamento e organização física desses medicamentos dentro de refrigeradores.
Por esse motivo, é imprescindível que os refrigeradores do hospital respeitem um padrão de organização que facilite na hora de identificar onde se encontram tais insumos e, além disso, estejam equipados com sensores para controle de umidade e temperatura, diminuindo assim os riscos de perda de medicamentos.
Graças a tecnologias como esta, é possível saber em tempo hábil quando ocorre oscilações de temperatura que podem comprometer a qualidade dos insumos.
Devida capacitação dos profissionais de saúde
Mesmo que as etapas de entrega e de armazenamento desses produtos estejam seguindo os devidos protocolos, existe o risco disso não estar operando tão bem caso a equipe envolvida nesse processo não estiver preparada para manipular os medicamentos.
Dessa forma, a gestão de suprimentos hospitalares também diz respeito à capacitação dos profissionais de saúde. Visando otimização de tempo, maior assertividade na execução do trabalho e combate a casos de fraudes e/ou extravios de medicamentos.
Constante mensuração de resultados
Assim como em qualquer processo de gestão, a mensuração de resultados também é de extrema importância na gestão dos suprimentos hospitalares. Nesse caso, alguns dos principais indicadores que precisam estar em constante acompanhamento são:
- Avaliação dos centros de resultado, como Centro Cirúrgico e Centro de Medicina Diagnóstica;
- Números da gestão do estoque e de suprimentos;
- Gestão das entregas e/ou encomendas com o centro de custos do hospital;
- Repasse a fornecedores e demais terceiros.
Fora estes, também entram na conta informações financeiras, como contas a pagar e faturamento por meio de convênios ou atendimentos particulares, por exemplo.
Da mesma maneira que em outras etapas desse processo, na fase de monitoramento também é possível se valer da tecnologia para realizar o mapeamento em tempo real desses indicadores, por meio de softwares de BI (Business Intelligence).
Por onde começar?
Após ter compreendido melhor os desafios e, especialmente, a complexidade de todo o processo de gestão hospitalar, é provável que surja a dúvida de como iniciar esse processo dentro de um hospital ou de qualquer instituição de saúde.
Se este é o seu caso, nossa sugestão é começar mapeando todas as etapas necessárias, do início ao fim, para que o seu negócio funcione. A partir daí, é hora de conhecer melhor as tecnologias disponíveis no mercado e que são imprescindíveis para potencializar o valor da sua empresa. Na maioria das vezes, estas são as soluções que você encontra em empresas especializadas, que unem TI com saúde, também chamadas de healthtechs.
