25 maio 2016

 

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Olá, tudo bem?

 

Neste artigo entrarei um pouco no detalhe sobre o conceito de Gestão Patrimonial e pontuarei alguns dos principais erros que observamos durante nossa trajetória aqui na NEXXTO, e que são cometidos frequentemente pelos gestores das áreas de finanças e contabilidade! Vamos lá?

 

Bom, para começarmos, acho fundamental falarmos um pouco sobre governança corporativa. Como a gestão patrimonial é uma disciplina totalmente integrada à ela, é importante, antes de qualquer aprofundamento, termos uma breve noção sobre este tema.

 

Segundo o IBGC (Instituto Brasileiro de Governança Corporativa), a governança corporativa é o sistema pelo qual as organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas, envolvendo os relacionamentos entre proprietários, conselho de administração, diretoria e órgãos de controle.

 

Traduzindo a definição acima, uma política de governança corporativa mapeia todos os processos e estruturas de gestão dentro de uma organização para que ela possa dar transparência entre todas as camadas envolvidas em sua atividade. Em particular, empresas que negociam suas ações na bolsa de valores são bastante cobradas por transparência e precisam atender a normas extremamente rigorosas de compliance quando o assunto é publicação de seus dados financeiros ao mercado e seus acionistas.

 

Esse nível de relacionamento, de alto nível e de qualidade entre empresa e mercado, é que permite a criação de um ambiente de credibilidade que facilita a atração de capital investidor.

 

Ou seja, você já percebeu que este assunto é bastante relevante, não é mesmo?  

No entanto, o papel da governança corporativa não para por aí. O exercício dessas boas práticas no dia-a-dia corporativo permite a eliminação de riscos potenciais que podem ser gerados por decisões equivocadas de seu corpo diretivo, dado que num modelo claro de gestão, algumas regras e condutas são estabelecidas para que se aumente o valor de mercado da organização, bem como contribua para sua perenidade.    

 

Acho que com essa visão geral, você já deve ter compreendido que a governança corporativa é bem complexa e engloba diversas disciplinas dentro de uma empresa, certo? Mas você deve estar se perguntando: onde entra o papel da gestão patrimonial neste universo?

 

Bom, a gestão patrimonial é uma das matérias fundamentais dentro da governança corporativa e que se relaciona diretamente com normas fundamentais na publicação de dados contábeis e financeiros das empresas, sejam elas públicas, privadas, listadas ou não em bolsa de valores.

 

Para termos uma dimensão da importância da gestão patrimonial, gostaria de resgatar os diversos escândalos financeiros, que ocorreram em 2001, nos Estados Unidos, em diversas grandes empresas deste país, que é o principal símbolo do empreendedorismo e do capitalismo no mundo.

 

Um bom exemplo foi o da Enron, que fraudava suas demonstrações financeiras e seu balanço patrimonial para encobrir os prejuízos que ela vinha tendo, fazendo com que seus acionistas auferissem grandes perdas, tão logo suas fraudes foram descobertas e reveladas ao mercado. Considerando que a gestão patrimonial é parte integrante dos dados que são gerados para fins de balanço, já teve ideia do tamanho desta responsabilidade?

 

Após estes escândalos, foi aprovada pelo congresso norte-americano uma lei chamada Sarbanes-Oxley, que passou a responsabilizar criminalmente os executivos de empresas listadas na bolsa de Nova York, por desvios em suas demonstrações financeiras, mesmo que os mesmos não tenham participação nas fraudes ou no desvio.

 

Dessa forma, esses executivos são incentivados a tomarem ainda mais cuidado com os dados que são gerados por sua empresa para localização e inventário físico de seus ativos, depreciação correta dos bens adquiridos, cálculo acurado da base para aplicação de taxas e impostos, entre diversas outras informações que são fundamentais para a montagem de um balanço patrimonial consistente e livre de riscos. Tais práticas passaram a ser uma obrigação legal, para que se estabelecesse maior credibilidade nos demonstrativos financeiros e os acionistas passassem a recobrar a confiança nessas empresas.

 

No Brasil a situação não é nem um pouco diferente do cenário norte-americano. De forma semelhante, por aqui, a gestão patrimonial também é regulada e estabelece processos de altíssima importância em qualquer negócio, independente de setor da economia ou segmento de negócio.

 

Em nosso caso, o CPC (Comitê de Pronunciamentos Contábeis) é uma das organizações de maior notoriedade no país e que publica normas e procedimentos contábeis, que são acordados por empresas e profissionais da área, visando padronização e transparência das informações a serem apresentadas às entidades reguladoras brasileiras e ao mercado.  

 

É claro que você, se chegou até este ponto da leitura, deve perceber que o temas de gestão patrimonial e o controle de ativos também são importantes em seu dia-a-dia, acertei?

 

Bom, e é por todos os motivos que apontei acima, que nós aqui na NEXXTO fizemos uma revisão de todos os principais erros operacionais que identificamos ao longo de nossa trajetória, ajudando empresas a serem mais eficientes no controle de seus ativos patrimoniais, para ajudá-lo a identificar como evitar as armadilhas na realização destas atividades em seu negócio. Vamos lá?

 

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1 –  Elimine riscos fiscais e tributários desnecessários para as áreas financeira e contábil

Este certamente é um dos principais erros que um gestor pode cometer quando falamos de gestão patrimonial.

Infelizmente no Brasil, como todos sabemos, os sistemas fiscal e tributário são extremamente complexos. O dinamismo na mudanças de impostos e suas regras de aplicação são tão grandes que, em muitos casos, temos dezenas de mudanças em um único dia. Você já imaginou a loucura que é trabalhar com isso?

Por essas razões as empresas brasileiras devem tomar um cuidado ainda maior com as informações que são levantadas e divulgadas às entidades reguladoras.

Neste sentido é bastante recorrente ouvirmos gestores que estão extremamente insatisfeitos com seus níveis de controle em gestão patrimonial e do ativo fixo, que são, via de regra, comprometidos pela excessiva dependência de processos manuais na aquisição de dados sobre o parque de ativos existente.

Atividades que dependem exclusivamente da ação do ser humano, principalmente quando são de caráter repetitivo e de baixa complexidade, inserem erros que são inerentes ao processo manual e comprometem a confiabilidade dos dados produzidos. Um caso bem comum deste tipo de atividade, que serve como exemplo, é a realização do inventário físico do parque de ativos, que pode ser realizado por uma equipe interna da empresa ou mesmo por terceiros.

Sendo assim, é preciso estar sempre atento às mudanças e executar todos os processos de maneira correta, cumprindo as normas vigentes de forma diligente para que não ocorra nenhuma penalização indesejada.

Considerando que a receita federal não irá fazer vistas grossas, caso o inventário de seu ativo imobilizado não esteja de de acordo com o controle contábil, é altamente recomendável que você procure uma combinação entre ferramentas de grande acuracidade e serviços de alto nível, com o objetivo de reduzir riscos fiscais e tributários.

Avalie softwares de atualização e monitoramento em tempo real, este tipo de controle dos seus ativos permite que o seu balanço patrimonial esteja sempre atualizado e confiável.

2 – Alocar ativos em locais e centros de custos incorretos

Um outro erro muito comum e um problema frequente nas empresas é a determinação do centro de custos correto para cada ativo imobilizado. Bom, se você é desta área, certamente já passou por situações em que resolver esse dilema não era nada trivial, acertei?

Não bastasse a dificuldade que é manter esses dados sempre atualizados, erros de alocação de ativos em seus centros de custos corretos podem gerar situações muito desagradáveis no dia-a-dia entre os gestores de área.

Isso ocorre porque as empresas determinam orçamentos periódicos, para que cada uma de suas áreas ou departamentos internos, utilizem-no para a execução de suas atividades de acordo com as metas estabelecidas pelo negócio. Você deve estar se perguntando: mas qual a relação disso com os ativos?

Usualmente cada departamento utiliza parte do seu orçamento, para pagar o custo de depreciação do ativo imobilizado, que faz parte da sua operação. Desta maneira, quando um ativo é contabilizado de forma equivocada em um centro de custos, o gestor desta área perde capacidade de investimento e acaba pagando por uma conta que não é dele.

Uma consequência direta deste problema é a possibilidade do responsável pela área não ter mais orçamento suficiente para realizar suas entregas e cumprir suas metas, o que pode impactar sua permanência no cargo e sua remuneração variável.

Por isso, muitos gestores insatisfeitos com os erros de alocação em suas áreas e preocupados com a manutenção de seu emprego, se voltam contra os times de contabilidade e controladoria que possuem a obrigação formal deste tipo de atividade.

Considerando não apenas o desgaste interno entre os times e gestores, este tipo de situação prejudica a atividade fim da organização, pois o tempo de profissionais altamente qualificados é desperdiçado em discussões e reuniões que não contribuem para um ambiente colaborativo que fomenta o crescimento e a inovação.

A falta de informações corretas sobre a localização dos ativos anda na mesma linha e, de forma análoga, também expõe os profissionais responsáveis por garantir que a empresa possua total visibilidade de onde estão os ativos nos quais investiu. Isso ocorre pois esta situação reflete uma falha grave de gestão, que prejudica a transparência e a credibilidade que aquela empresa tem perante o mercado.

Mas então, o que é possível fazer para melhorar isso?

É bem complexo resolver isso executando o controle dos ativos da forma como estamos acostumados. Lembre-se do que falamos no item acima sobre manter controles puramente manuais no seu negócio.

Comece por definir como irá se livrar dessas atividades de gestão do ativo imobilizado que dependem de levantamento manual de dados. Busque ferramentas que possam lhe auxiliar a fazer esta atividade de forma mais rápida, simples e intuitiva, caso contrário, continuar incorrendo nos mesmos erros será uma fatalidade difícil de ser evitada.

Redesenhe os processos baseado na nova ferramenta de apoio de forma simples e objetiva. Além disso, pense que as demais áreas de empresa verão sua iniciativa com bons olhos e estarão, portanto, mais dispostas a lhe ajudarem a resolver a questão de forma conjunta.

3 – Permitir que exista excesso de formulários de movimentação de ativos

Para tentar contornar os problemas que evidenciei nos primeiros dois itens deste post, muitas empresas acabam por inserir – equivocadamente, diga-se de passagem – ainda mais um processo para controle dos ativos que é feito de forma totalmente manual.

Este processo se baseia no estabelecimento de uma rotina de atualização de movimentação de ativos entre localidades e, eventualmente, centros de custos, por meio de formulários em papel que são de preenchimento obrigatório, para todas as pessoas que estiverem manuseando e transportando ativos entre lugares distintos.

A consequência disso é um excesso de formulários de ativos que podem ser facilmente perdidos ou esquecidos no meio de algum processo de movimentação de setor ou local, além de exigir uma retaguarda operacional enorme para dar conta de tanto papel.

A taxa média de aderência deste tipo de procedimento é de preocupantes 18%, o que nos leva a concluir, com bastante convicção, que não vale a pena investir tempo ou recursos em incentivar a adoção desta modalidade de controle, não é mesmo?

O ideal nesse caso é automatizar o processo de controle de movimentação de ativos, confiando essa atividade para um software inteligente e eficaz, que reúna todas essas informações em tempo real e de forma simples, evitando que qualquer movimentação passe despercebida.

4 – Não enxergar a Gestão Patrimonial como parte do negócio

É muito comum que a gestão patrimonial e o controle do ativo imobilizado sejam subvalorizados dentro de uma organização, por sua aparente distância das atividades econômicas do negócio.

Pelos diversos motivos que já citei acima, está ocorrendo uma mudança de paradigma e de pensamento nas empresas. A gestão patrimonial mais recentemente tem assumido um papel protagonista nas discussões entre os executivos das empresas à medida que as novas regulamentações federais e as normas contábeis vigentes exigem níveis elevados de controle, qualidade e transparência.

Não é mais possível manter este assunto fora do planejamento e das decisões estratégicas.

Garantir a modernização dos processos e das ferramentas de controle contábil e patrimonial faz parte das maiores prioridades dos CFOs atualmente. Segundo um estudo do Gartner e da FERF (Financial Executives Research Foundation), 15 entre os 19 principais processos de negócio identificados por estes executivos, precisam de maior suporte tecnológico, para aumentarem sua eficiência e a gestão de desempenho.

Desta forma, procure garantir que a sua organização está alinhada com essa nova perspectiva, que sempre enxergue as áreas contábil e de controladoria como parte essencial do conjunto e que separe orçamento para que possa investir em sua modernização e aperfeiçoamento constantes.

5 – Deixar com que existam sobras físicas e contábeis

Deixei para o final um dos problemas que ocorre na maioria das empresas. Para ele em particular, quanto maior o porte da empresa, maior é o tamanho da encrenca. Isso deve-se ao fato de que quanto maior é o parque do ativo imobilizado de uma empresa, mais complexos ficam seus processos de controle e mais difícil se torna a manutenção das informações sobre ele durante o ciclo de vida dos bens na organização. Concorda comigo?

É impressionante o tamanho das disparidades que são descobertas, após a realização do levantamento do inventário físico. Em alguns casos elas chegam nos patamares de dezenas de milhões de reais. Essas disparidades são classificadas em duas: sobra física e sobra contábil.

A sobra contábil é o excedente de ativos patrimoniais, que foram devidamente imobilizados para fins de balanço e que constam no controle formal da empresa, e que não são encontrados em campo, quando é realizado o inventário físico. Usualmente, os motivos da incapacidade de localização de ativos estão relacionados a extravios, perdas, furto ou falha no processo de levantamento das informações.

A sobra física é exatamente o oposto da sobra contábil. Neste caso, os ativos excedentes foram encontrados fisicamente no parque da empresa durante o inventário físico, mas não possuem qualquer tipo de registro formal de entrada e sequer foram contabilizados para fins de balanço. Ou seja, são ativos “zumbis” que estão completamente fora de controle.

Por ser absolutamente imprescindível que o balanço patrimonial da empresa esteja sempre atualizado e confiável, as duas situações acima são inadmissíveis para as normas contábeis vigentes e refletem a fragilidade das empresas em manterem seus bens sob o mínimo rigor de controle e monitoramento.

Nesse ponto, para que exista uma administração eficiente, mais uma vez, é altamente recomendável que exista um conjunto hardware + software capaz de ler todos os ativos da empresa, controlar suas movimentações, manutenções ou qualquer outra atividade que possa modificar o seu status, evitando multas da receita e ficando sempre em dia com suas obrigações contábeis.

Conclusão

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Conforme é possível perceber com este artigo, é de extrema importância para a governança e gestão de TI que existam na empresa, ferramentas que auxiliem na organização e administração dos ativos de maneira inteligente e eficaz, para que assim não ocorram problemas que podem acarretar em custos significativos.

E você? Já utiliza dessas práticas em sua empresa? Possui alguma ferramenta de auxilio na gestão de ativos?

Converse com um de nossos especialistas para entender um pouco mais sobre o assunto e nossas soluções!

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Lucas Almeida

Cofundador e CRO da Nexxto

Trabalho todos os dias para ajudar o setor de saúde a ser mais digital e eficiente, possibilitando que mais pessoas no Brasil tenham acesso a serviços com qualidade e segurança.