Dentro de uma instituição hospitalar, a gestão de compras é essencial para manter o funcionamento adequado dos serviços. No entanto, o setor responsável precisa contar com estratégias bem definidas e embasadas para o gerenciamento correto das compras hospitalares.
Nesse sentido, é bastante comum associar um processo de compra eficiente à busca de preços menores. Porém, o gestor deve estar atento ao fato de que nem sempre há bons resultados na compra de materiais com menor custo, se a qualidade é inferior.
Ou seja, na gestão de compras hospitalares, a relação custo-benefício é apenas uma pequena parte do processo. Afinal, existem muitas variáveis dentro de um setor tão complexo, com uma gama tão extensa de suprimentos.
E para atender essas demandas com eficiência, é necessário lançar mão de estratégias que auxiliem na tomada de decisão. Por isso, alguns recursos são fundamentais para manter o fluxo dos processos e não impedir o avanço de negociações importantes.
Qual a importância da gestão de compras no setor hospitalar?
Em algumas organizações, a gestão de compras é tratada como um braço da cadeia de suprimentos. Também conhecida como gerenciamento de materiais ou fornecimento estratégico.
Assim, a importância do bom gerenciamento desse processo dentro do setor hospitalar se deve, entre outras coisas, à representação dos gastos.
Conforme o observatório da Associação Nacional de Hospitais Privados (ANAHP), os números apontam que as despesas com materiais e insumos significam entre 15 a 25% do orçamento. Isso vale para as instituições públicas e privadas.
Portanto, quando se fala em gestão de compras hospitalares, estima-se que haja um bom uso dos recursos financeiros, em primeiro lugar. Além, é claro, de manter em dia os estoques de insumos e da atualização dos equipamentos e sistemas.
Pois se tratando de compras no setor hospitalar, isso vai muito além de medicamentos, curativos e alimentos. A cadeia de suprimentos inclui a aquisição de:
- máquinas;
- equipamentos de diagnóstico;
- EPIs;
- softwares e hardwares;
- material de limpeza;
- peças para manutenção de equipamentos;
- prestação de serviços.
Desse modo, podemos analisar o processo de aquisição de um produto ou serviço através da relação comprador-fornecedor. Relação esta que engloba uma série de aspectos a serem considerados.
Fatores relevantes para a gestão de compras
Dentre os fatores relevantes que demonstra a importância da gestão de compras hospitalares está o controle do tempo. Esse é um fator crucial em casos onde a entrega de determinados produtos precisa ser atender a padrões rigorosos.
Com isso, o setor de compras é responsável por trabalhar de modo a evitar atrasos que podem gerar perdas. Sejam elas financeiras ou de qualidade dos serviços.
Contudo, outro fator que justifica a adoção de estratégias para a aquisição de suprimentos tem relação com os estoques. Ao passo que não se pode ter insumos em falta, o excesso de materiais também significa um problema na gestão hospitalar. Inclusive no que se refere ao espaço físico ocupado por materiais ociosos.
Dessa forma, gerir corretamente a entrada e saída de insumos permite administrar melhor os recursos, evitando compras desnecessárias e armazenamento excedente.
Ao final, a redução do desperdício – que reflete em economia financeira – determina os benefícios de se investir em processos de gestão mais eficientes no setor hospitalar.
Setor de compras e Supply Chain
Também chamado de Supply Chain, na área da saúde a cadeia de suprimentos se refere aos processos de gerenciamento de materiais. Esses processos vão desde o fornecedor primário (fabricante de medicamentos, por exemplo) até o usuário final (paciente).
Tais processos envolvem a obtenção dos recursos, a gestão dos suprimentos e a distribuição de bens e serviços. Todavia, a conclusão do processo depende que bens físicos e informações sobre produtos e serviços passem por diversas partes dessa cadeia.
Portanto, a eficiência do Supply Chain está correlacionada com um dos seus pilares: a gestão de compras. Sobretudo numa instituição hospitalar, esse setor exerce influência direta na cadeia de suprimentos.
Pois é a partir do setor de compras que os hospitais conseguem criar oportunidades e implementar ações para a redução de custos. Com o uso sustentável dos recursos, é possível organizar o fluxo de compras, reduzir o desperdício e aumentar a lucratividade.
E mesmo numa instituição hospitalar, esses fatores são extremamente importantes, pois ainda se trata de um negócio. E a vantagem competitiva precisa ser levada em consideração, inclusive para que se mantenham o alto padrão de qualidade dos atendimentos.
Como melhorar a estratégia nos processos de gestão de compras hospitalares?
O uso de sistemas de gestão possibilita adotar ferramentas e estratégias para melhorar os processos e a relação com fornecedores.
Por exemplo, um dos benefícios do uso de sistemas para gestão de compras é a possibilidade de avaliação dos fornecedores através de ferramentas de pontuação. Então, a cada compra realizada com um novo fornecedor, é possível determinar os pontos fortes e fracos daquela negociação.
Futuramente, a escolha da empresa adequada para o fornecimento de um produto ou serviço se tornará mais simples. Isso evita possíveis falhas e mantém a qualidade esperada, fugindo do conceito da busca apenas pelo melhor preço.
Portanto, ferramentas de gestão com base em sistemas informatizados concentram dados que auxiliarão os gestores na tomada de decisão. Inclusive porque, em determinados momentos, será necessário adquirir produtos de custo mais elevado para que o resultado seja melhor.
Gestão de compras via modelo de Turn Key
Juntamente com ferramentas de automação e sistemas, outra estratégia para a gestão de compras está na aplicação do modelo de Turn Key.
Especialmente no setor hospitalar, a aquisição de equipamentos médicos de grande porte pode ser feita nesse regime de contratação. O termo, que se traduz em “chave na mão”, consiste num contrato entre empresas, onde a contratada é responsável pelo projeto ou processo em questão.
Como exemplo na área da saúde, temos uma experiência de compra através do modelo Turn Key, feita pelo Instituto Nacional do Câncer (Inca), em 2008. Na ocasião, o instituto adquiriu um equipamento de ressonância magnética (RM) de 1,5 Tesla. Além do equipamento principal, fizeram parte do escopo licitado os seguintes itens:
- fornecimento de equipamentos complementares;
- fornecimento de equipamentos de infraestrutura, como chiller, estabilizador de tensão e nobreak para as estações de trabalho da RM;
- execução da obra de adequação e o acabamento do espaço físico;
- construção da blindagem de RF e da blindagem magnética (extra-shield);
- reposição de hélio líquido de refrigeração do magneto durante o período de garantia de venda;
- movimentação interna dos equipamentos para instalação, incluindo içamento;
- adoção de garantia de venda estendida, com 24 meses de cobertura integral sobre equipamentos e serviços executados;
- fornecimento de insumos para garantir o imediato uso do equipamento após instalação e treinamento (ex.: seringas e equipo espiralado para bomba injetora de contraste).
Ao passo que a compra de equipamentos e outros recursos depende de um processo mais complexo, esse modelo facilita aquisições que demandam de uma série de outros recursos agregados.
4 dicas para uma gestão de compras eficiente
Para as aquisições mais costumeiras numa instituição hospitalar, traçar estratégias é tão fundamental quanto nos processos que envolvem maior complexidade. Por isso, algumas medidas são recomendadas para a gestão de compras.
Separamos algumas dicas que podem auxiliar nesse processo:
Centralizar a gestão de compras
Centralizar as atividades dentro do setor de compras faz com que os coordenadores submetam seus pedidos dentro de um período determinado para que sejam feitas as cotações. Esse processo permite reunir um número maior de fornecedores e aumentar as possibilidades de negociação.
Evitar compras emergenciais
Ao cair na armadilha das compras de emergência, corre-se o risco de adquirir produtos com valores mais altos e em quantidades insuficientes. Assim, se observa uma ineficiência da gestão de compras quando ocorre falta ou sobra de insumos.
Portanto, manter uma programação adequada evitará um possível desequilíbrio dos estoques e a necessidade de aquisições de última hora.
Basear a gestão em dados
Ao adotar um sistema informatizado de gestão, as compras podem ser baseadas nos dados armazenados. Informações como consumo médio mensal, média de preço por item, tempo de entrega, entre outras, facilitam na tomada de decisão e tornam o processo mais eficiente.
Melhorar o armazenamento de insumos
O armazenamento adequado dos produtos hospitalares faz parte das boas práticas da gestão de compras. Mesmo que os dados do sistema sejam compatíveis com o estoque, observar tais condições é fundamental. Inclusive porque o controle de temperatura e umidade é obrigatório para manter a integridade dos insumos.
