O chamado POP (sigla para Procedimento Operacional Padrão) é um documento formatado como manual descritivo para a execução de tarefas e procedimentos. Servindo para informar aos profissionais envolvidos nos processos sobre as diretrizes de atuação, mantendo assim a padronização das atividades.
De forma bastante sucinta, um POP determina o que, como, por quem e quando deve ser feito aquilo que ele descreve.
Na área da saúde, esses documentos são imprescindíveis para determinar a qualidade, eficiência e eficácia de uma série de operações que devem seguir os critérios técnicos e obedecer às normas e legislação relacionadas a cada setor ou atividade.
Portanto, é fundamental que em cada rotina onde exista a necessidade de um procedimento padrão, todos os colaboradores responsáveis e que possuam contato direto com os processos tenham pleno conhecimento sobre o conteúdo do documento. Além de manterem-se informados sobre as revisões e atualizações.
Aliás, esse é outro ponto fundamental sobre o Procedimento Operacional Padrão: a necessidade de revisar constantemente a lista de rotinas e atualizar o documento, diante de qualquer necessidade de alteração.
Como elaborar um pop: passo a passo
Em geral, todo Procedimento Operacional Padrão deve conter uma lista de elementos e informações para descrever a rotina documentada. São eles:
- nome do procedimento;
- responsável pela elaboração do POP;
- área/local de aplicação;
- elenco de responsáveis pela tarefa, descritos por cargo ou função;
- descrição de materiais envolvidos na tarefa;
- descrição das siglas;
- gráficos e fluxogramas, quando a tarefa exigir;
- documentação de referência (manuais, guias de seguranças etc);
- passo a passo do procedimento (etapas, sequência de realização, nomeação dos responsáveis por etapa etc);
- perspectiva/histórico de revisão.
Ainda que seja algo primordial, a prática das revisões costuma ser protelada, ou porque é um processo considerado burocrático ou porque ainda há uma carência de novas tecnologias no setor de saúde que demandam poucas mudanças nos POPs.
Definição e atualização de POPs: por que é importante?
Tamanha é a importância – e também a dificuldade – de definir bem o passo a passo de cada processo, estruturar e atualizar os documentos de Procedimento Operacional Padrão, que a Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh) criou o Manual de Padronização de POPs.
Para ilustrar o formato adequado de um POP e orientar os profissionais e gestores na criação do documento há ainda um modelo anexo.
A partir do manual, os profissionais podem obter um auxílio relevante para descrever os procedimentos, em cinco quesitos:
- padronização dos processos em diferentes locais;
- segurança;
- eficiência operacional;
- diminuição de desperdícios;
- redução de custos.
Ou seja, a partir da definição e das atualizações regulares dos processos e consequente consolidação desses quesitos, há uma convergência para minimização de erros. Além de desvios na execução, resultando em aumento da qualidade dos serviços prestados.
Ademais, como uma das finalidades é a padronização e o controle na realização de determinadas tarefas, esse documento é fundamental para que no dia a dia da instituição não haja a interrupção na realização dos processos devido à ausência do funcionário responsável ou na troca de turnos, por exemplo.
POP em farmácias: o que diz a RDC 44
A partir da resolução RDC nº 44 da Anvisa, publicada em 2009, que dispõe sobre as boas práticas farmacêuticas, uma série de regras foram estabelecidas para o funcionamento desses estabelecimentos. Incluindo ainda o Manual de Boas Práticas (MBP) e os Procedimentos Operacionais Padrão.
Com a norma, ficou estabelecido que todos os funcionários de farmácias e drogarias devem passar por capacitação para o cumprimento da legislação sanitária referente ao setor e para o domínio dos POPs do estabelecimento, que devem ser definidos para as seguintes tarefas:
- recebimento de produtos em área específica e por pessoa treinada;
- verificação da temperatura e umidade do local de armazenamento;
- medidas a serem tomadas em caso de condições inadequadas de armazenamento;
- regras sobre produtos com prazo de validade próximo do vencimento;
- transporte para dispensação (entrega) solicitada remotamente;
- metodologia para avaliação de resultados de atenção farmacêutica;
- aferição de parâmetros fisiológicos e bioquímicos;
- lista de EPIs para a medição de parâmetros fisiológicos e bioquímicos com orientação de uso e descarte;
- uso e assepsia do aparelho utilizado para a perfuração do lóbulo auricular;
- anti-sepsia do usuário e do profissional;
- limpeza do ambiente;
- uso e assepsia de aparelhos e acessórios;
- uso e descarte de materiais perfurocortantes.
Esse conhecimento sobre os procedimentos padrão é necessário, principalmente, para a segurança e qualidade dos serviços, mas também para evitar apontamentos durante vistorias da vigilância sanitária.
Em caso de fiscalização, os auditores podem solicitar a apresentação do POP e, inclusive, revisá-lo junto aos profissionais para verificar seu conhecimento sobre o conteúdo do documento. Se essa etapa não for cumprida, o estabelecimento pode ser autuado.
Lembrando que, de tempos em tempos, é preciso apresentar também uma revisão, mesmo que não haja alterações. Portanto, o POP devem possuir edições atualizadas e registradas periodicamente.
Automatização de processos e simplificação de POPs
Sempre que uma nova tecnologia é adotada para substituir processos manuais, consequentemente há mudanças nos procedimentos e então surge a necessidade de revisar e atualizar o POP. Para isso, esse trabalho deve ser realizado por todos os profissionais que estejam relacionados à atividade.
Contudo, mesmo que a revisão seja algo burocrático e maçante, a automatização dos processos vem para simplificar os POPs, uma vez que as tarefas automatizadas diminuem várias etapas do procedimento e exigem menos tempo na execução.
Por isso, quando sistemas e equipamentos são adotados para soluções ligadas a algum Procedimento operacional Padrão, todo o passo a passo do processo se torna mais simples, assim como suas revisões e atualizações.
Um ótimo exemplo de POP que pode ser simplificado com uso da tecnologia é o que trata da verificação de temperatura e umidade na armazenagem de medicamentos.
A partir da implantação de um sistema automatizado que monitora estes dados e emite alertas em caso de alterações, além de relatórios completos, todo o trabalho feito manualmente em planilhas deixa de existir, tornando o processo fácil e muito mais seguro.
Procedimento Operacional Padrão com a solução Nexxto
A Nexxto atua no setor de saúde trazendo soluções de monitoramento de variáveis críticas. Que podem ser utilizadas em atividades que necessitam de um POP definido para sua execução, e que devem ser consideradas na elaboração do documento.
Por isso, visando sempre a simplificação das etapas e otimização do trabalho dos profissionais, além da eficiência e segurança que trazem para o resultado das atividades.
Com a solução Nexxto, o registro de temperatura e umidade em planilhas é retirado do POP antigo. E o acesso ao site e geração de relatórios pela plataforma do sistema passa a fazer parte do novo documento revisado e atualizado.
Esse tipo de investimento em tecnologia e inovação é importante para que as instituições de saúde possam cumprir as boas práticas com maior eficiência e obter acreditações que elevam o padrão social e econômico da empresa.
