Realizar uma auditoria em saúde é fundamental para garantir a conformidade das operações e observar possíveis necessidades de correção de falhas nos processos. Isso serve, acima de tudo, para manter a eficiência e garantir a confiança do paciente na instituição.
Ao contrário, sem que haja uma periodicidade nas auditorias, as empresas tendem a perder o alinhamento das atividades. Desse modo, além de deixar de atuar conforme os padrões regulatórios, o que poderá afetar o desempenho. Consequentemente, a segurança das atividades também pode ser comprometida.
Tanto nas instituições de saúde públicas quanto privadas, a preparação de auditoria deve ser uma prática adotada como regra. Até mesmo porque, desde o ano de 1970, já se observou a necessidade de realizar auditorias nos serviços de saúde. Sobretudo como forma de otimizar os recursos financeiros.
Principais objetivos da auditoria nas instituições de saúde
A preparação de auditoria em saúde tem como objetivos centrais os seguintes pontos:
- aumentar a qualidade dos serviços;
- identificar e corrigir falhas nos processos;
- prevenir erros que comprometam a eficiência;
- promover a satisfação e a fidelização dos pacientes;
- proporcionar melhores condições de trabalho aos colaboradores;
- alinhar os processos e reduzir os custos operacionais.
Nesse sentido, a preparação de auditoria é uma etapa importante da gestão em saúde, especialmente quando se trata da análise de riscos. E também para auxiliar a instituição na obtenção de acreditações e certificações. Afinal, com as auditorias internas em dia, já se cumpre uma etapa importante desse processo.
8 passos para uma auditoria em saúde
Ao iniciar a preparação de auditoria dentro de uma instituição de saúde, é necessário seguir uma série de passos. Eles são essenciais para a organização das demandas, uma vez que esse processo sempre é gera uma certa tensão.
Contudo, caso a instituição já adote um Procedimento Operacional Padrão (POP) na sua rotina, será mais fácil agregar as informações necessárias.
Vejamos agora quais os 8 passos para executar uma auditoria em saúde de forma organizada e eficiente:
1. Planejamento
A primeira etapa – e talvez a mais importante – numa preparação de auditoria é o planejamento. Ele deve ser realizado com certa antecedência, pois essa prévia é imprescindível para que a execução do processo ocorra de maneira fluída.
É no planejamento que serão observados todos os recursos necessários para que o trabalho seja iniciado. E também é nesta etapa que a equipe será devidamente informada e orientada sobre os procedimentos.
2. Revisão de normas e padrões
Revisão as normas e padrões é uma parte importante que antecede a auditoria, pois só assim é possível identificar as adequações necessárias. Especialmente quanto às regulamentações de órgãos como Anvisa.
Portanto, antes de iniciar formalmente uma auditora em saúde, faça uma revisão completa das resoluções que se aplicam aos processos que serão auditados, para assegurar a conformidade e, caso necessário, atualizar os sistemas e padrões.
3. Balanço e avaliação
Revisitar o passado através do balanço de auditorias anteriores também é recomendado. Sobretudo porque é possível avaliar o andamento das atividades e, caso necessário, realizar ajustes. Com esse balanço, os desafios da auditoria anterior também são observados, e assim evita qualquer tipo de entrave recorrente.
Desse modo, durante a reunião com auditores, pode-se discutir os erros e acertos do passado, gerando uma comunicação mais eficaz e oportunidades de melhoria.
4. Identificação das mudanças
Seguindo a mesma premissa do balanço, observar e identificar as mudanças ocorridas na instituição é parte da preparação da auditoria. Nesse sentido, é necessário fazer um relatório de novos projetos em andamento e de novas soluções implementadas.
De modo que essa etapa também serve como justificativa para o investimento de recursos, que são fundamentais para a qualidade e segurança dos serviços prestados.
5. Desenvolvimento do cronograma
A lista de documentos e cronogramas solicitada pelos auditores deve ser desenvolvida com atenção e minuciosamente revisada. Dessa forma, no decorrer da preparação pode-se esclarecer quaisquer dúvidas e obter informações que sejam relevantes para o processo.
O cronograma precisa ser detalhado, e é preciso atribuir corretamente as funções de cada item a um responsável. As datas e prazos também devem ser rigorosamente respeitadas, demonstrando organização e comprometimento.
Nessa etapa, as áreas mais complexas merecem atenção antecipada, com maior prazo para revisão e correções. Tudo deve fluir para que a entrega da documentação seja feita ao auditor na véspera ou na data exata de início do trabalho de campo.
6. Atribuição de responsabilidades
Dentro do cronograma, como citado anteriormente, cada item deve ser atribuído a um responsável, que poderá, junto com sua equipe, distribuir algumas tarefas menores a serem realizadas.
Esta é uma etapa a ser destacada, pois faz parte do gerenciamento do processo e é fundamental para a preparação da auditoria em saúde. Especialmente por conta da grande diversidade de tarefas e complexidade do trabalho em determinados setores.
Ao atribuir as responsabilidades, a tomada de decisão é facilitada ao gestor. No entanto, é fundamental que os profissionais envolvidos estejam cientes e de acordo com o cumprimento dos prazos.
7. Proatividade
Para que a auditoria ocorra sem maiores problemas, cabe ao responsável ser proativo quanto às dúvidas sobre os itens solicitados pelo auditor. Ao sair na frente para resolver certas questões, se evita atrasos e falhas de comunicação durante o processo.
Também é importante estabelecer o diálogo com os gestores e líderes que fazem parte das tomadas de decisão. Essa proatividade assegura o detalhamento das questões e a transparência na preparação de auditoria.
8. Preparação dos documentos
Ao cumprir as demais etapas, é hora de preparar e reunir toda a documentação solicitada pelo auditor. Aqui, a atenção deve ser redobrada, para que os itens sejam cumpridos um a um, com prazo anterior ao início do processo.
Mesmo que já tenha passado por outras auditorias, não se pode abrir mão de verificar o que é necessário, pois caso algo esteja fora do contexto, sua correção deve ser imediata e assertiva.
Processos automatizados: como eles contribuem para a auditoria em saúde?
Principalmente no caso das auditorias no setor de saúde, é de grande valia contar com parceiros e fornecedores que entreguem soluções de automatização dos processos. Isso porque o sucesso de uma auditoria também depende da viabilização de recursos e cumprimento de tarefas com maior agilidade.
Ao contar com o apoio de uma solução automatizada, a exemplo do que a Nexxto oferece, obter relatórios no padrão ANVISA adiantam boa parte da preparação de auditoria. Desse modo, as chances de fluidez no processo são maiores, e a instituição ganha em qualidade, segurança e eficiência.
Agora que você já sabe os 8 passos para a preparação, confira também o artigo que tratamos sobre a Importância da Auditoria em Saúde.
