No setor de saúde, o POP – sigla para Procedimento Operacional Padrão – é imprescindível para o desenvolvimento de uma série de práticas. Justamente por se tratar de um documento que determina com detalhes cada passo de um processo.
Ou seja, quando falamos de POP, estamos nos referindo a um certo tipo de manual descritivo. Desse modo, é possível garantir repetições exatas, com funções bem definidas e que levam a resultados consistentes.
Numa instituição hospitalar, por exemplo, essa é uma ferramenta fundamental. Especialmente para a execução de procedimentos que exigem o máximo de precisão e segurança. Assim, elaborar POP e implementá-lo é uma tarefa que requer empenho dos gestores e envolvimento de toda a equipe.
Neste artigo, vamos abordar a importância do Procedimento Operacional Padrão e o passo a passo para a construção do documento.
Por que é necessário elaborar um POP?
Inicialmente, o objetivo do POP é a padronização de um processo. Com isso, é possível minimizar erros e variações que possam ocasionar quaisquer falhas nesse processo. Nesse sentido, o procedimento tende a ser uma garantia de qualidade, a partir de um padrão operacional.
Entendido isso, fica mais claro saber qual a necessidade de elaborar o documento. E entre as principais razões, podemos destacar:
- garantia de atendimento aos padrões de conformidade e boas práticas;
- minimização de impacto adverso no meio ambiente;
- maximização dos requisitos de produção ou execução de tarefas;
- maior garantia de segurança dos processos;
- diminuição e prevenção de falhas;
- uso no treinamento de novos profissionais e equipes.
Portanto, podemos dizer que a necessidade de um procedimento operacional padrão numa instituição de saúde se dá, primordialmente, pelo status de segurança e qualidade nos serviços.
Desde tarefas simples até as mais complexas, um POP serve como metodologia orientadora para a excelência das práticas diárias dentro de uma organização. Inclusive, pode ser um facilitador na obtenção de certificações e acreditações.
Além disso, num cenário onde vários profissionais assumem as mesmas tarefas, em regime de escala, é importante garantir um repetição exata.
Sabemos que humanos são sujeitos a falhas. E ainda que a tecnologia contribua para a automatização de diversos processos, há uma série de tarefas que dependem do recurso humano. Esse é mais um motivo pelo qual o POP é necessário.
O que diferencia processos com e sem Procedimento Operacional Padrão?
Em geral, processos feitos sem POP demandam uma constante supervisão. E mesmo sendo atividades repetitivas, não exigem um padrão rigoroso de execução. Em contrapartida, estão mais suscetíveis a falhas durante o processo.
Além disso, ao implementar um processo sem o auxílio de um Procedimento Operacional Padrão, a comunicação entre as partes envolvidas pode ser prejudicada. De modo que, sem o documento guiando os processos, pode não ficar claro quais os recursos necessários para a execução, nem quais os profissionais responsáveis.
Ao contrário, ao definir os POPs e mantê-los atualizados, a instituição cria um fluxo de práticas que geram economia, eficiência e eficácia. E também de fácil interpretação, o que permite uma comunicação mais clara e objetiva.
Quais áreas dentro da instituição podem ser contempladas com o POP?
Mesmo no setor de saúde, não são apenas as práticas hospitalares, laboratoriais e clínicas que podem ser contempladas com um Procedimento Operacional Padrão. Em diversas áreas, há uma série de atividades em que a padronização beneficia o cliente/paciente, os profissionais e a instituição como um todo.
Desde os procedimentos de limpeza e desinfecção, até a área financeira, elaborar POP significa ordenar as ações em face da segurança e da qualidade dos serviços.
Vejamos alguns exemplos em que um POP pode ser implementado:
- no setor de compras e controle de estoque;
- na manutenção preditiva de equipamentos e instalações;
- no setor financeiro, com padronização de cadastros, pagamentos e recebimentos;
- no monitoramento e controle de temperatura de insumos;
- na assistência clínica e de enfermagem;
- na higiene e limpeza dos ambientes;
- no setor de comunicação.
Porém, cada área exigirá uma estrutura que melhor se adeque aos diferentes processos. Então é importante observar suas particularidades. Ao mesmo tempo, é possível elaborar o POP a partir de um modelo, uma base onde há pontos em comum para a maioria das situações.
Passo a passo para a elaboração do documento
Quase sempre, a elaboração de um POP parte de um processo já existente, mas que precisa ser padronizado e documentado. Nesse sentido, é essencial que tal processo já se encontre em conformidade com a legislação vigente e apresente bons resultados.
Eventualmente, pode ser que a necessidade de implementar um procedimento operacional padrão ocorra em virtude de algumas falhas observadas durante a execução ou no resultado final.
Definidos os processos que necessitam do POP, é hora de iniciar a elaboração. E aqui estão os passos elementares para a construção do documento:
Passo 1: reunir os profissionais responsáveis pela execução da tarefa/procedimento. Afinal, são eles que sabem cada atividade desenvolvida e conhecem as particularidades da tarefa.
Passo 2: formar um grupo de trabalho para formular o POP, onde estejam envolvidos os executores do processo.
Passo 3: descrever as etapas do procedimento de maneira detalhada. Isso inclui o tempo despendido para a execução, todos os materiais utilizados e quais resultados são esperados ao fim do processo.
Passo 4: apontar as etapas de maior criticidade, que podem comprometer o resultado do procedimento caso não sejam cumpridas ou sejam feitas de modo insatisfatório.
Passo 5: criar um prognóstico para a rotina de checagem, de modo a verificar a realização adequada do procedimento. Essa checagem pode ser feita através de um questionário ou lista de conferência.
Passo 6: organizar e redigir formalmente o documento, contemplando uma série de elementos que apresentaremos a seguir. A partir de então, a formatação do POP dará a ele o sentido de “guia” da operação.
A Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (EBSERH) dispõe de um manual próprio de padronização de POPs para sua rede de hospitais, que pode servir como modelo para diversos procedimentos, especialmente dentro do setor de saúde.
Contudo, vale ressaltar que não se deve simplesmente copiar um POP, mesmo que seja aplicado ao mesmo setor.
Elementos para formatação do POP
Documentar a rotina de um processo é a última etapa antes da implementação do Procedimento Operacional Padrão. Para isso, no entanto, são necessárias informações e elementos que descrevam o processo a partir do que foi definido nas etapas anteriores, como os seguintes:
- nome do procedimento;
- nome do responsável pela elaboração;
- área e local de aplicação;
- responsáveis pela tarefa, definidos por cargo ou função;
- listagem dos materiais e equipamentos utilizados;
- relação e descrição de siglas;
- documentação de referência, como guias, manuais e outros POPs;
- detalhamento do processo, descrevendo etapas, sequência, nome dos responsáveis em cada etapa;
- criação de fluxogramas ou gráficos para as tarefas mais complexas;
- perspectiva de atualização, determinando sua frequência.
Importante lembrar que, a partir da primeira atualização, é necessário incluir o histórico de revisões do documento.
Acesse aqui um modelo de POP baseado no padrão ISO 9000.
Envolvimento dos profissionais na implementação dos POPs
Todas as etapas descritas anteriormente exigem o envolvimento direto da equipe responsável por elaborar o POP e realizar o procedimento. Desse modo, a implementação só ocorrerá de maneira satisfatória com o apoio dos profissionais no desenvolvimento dessa padronização.
Logo, o foco da instituição deve ser direcionado ao engajamento. Para isso, é necessário apontar os benefícios da mudança, interna e externamente.
Assim, ao estimular uma cultura organizacional voltada à qualidade e excelência nos serviços, os gestores precisam, em primeiro lugar, treinar a equipe. Pois mesmo em processos ou atividades que contam com apoio tecnológico, será empregado a força de trabalho humana.
Outro ponto relevante é a linguagem utilizada no POP, que deve ser simples e objetiva, de modo a garantir o pleno entendimento do que está sendo abordado.
Já sabe como elaborar o POP e implementar na sua instituição? Então veja aqui porque é importante manter os POPs bem definidos e atualizados.
