O principal objetivo de uma auditoria hospitalar é dar mais qualidade de atendimento ao paciente. Mas ela também tem outras funções, entre as quais evitar prejuízos à instituição.
A auditoria é a análise sistemática e crítica da qualidade do atendimento médico. Para isso, são avaliados os procedimentos usados para diagnóstico e tratamento, o uso de recursos e o resultado obtido.
É possível dizer que é um ciclo contínuo, que envolve observar a prática, definir padrões e fazer comparações dos resultados encontrados. Após isso, implementar mudanças e observar novamente. Para serem significativos, os procedimentos devem completar este ciclo.
Entre as vantagens, é possível citar que será possível detectar tratamentos e exames desnecessários em pacientes. Além de identificar onde estão as falhas e melhorar os procedimentos, utilizando para isso protocolos clínicos.
Ela também permite agilizar o levantamento dos dados, e o tempo que os profissionais envolvidos precisam se dedicar ao processo.
Como realizar uma auditoria hospitalar?
Os hospitais usam sua gestão de qualidade não apenas para melhorar processos, identificar riscos e prevenir erros. Uma gestão de qualidade também é considerada uma figura importante para obtenção de certificações e acreditações.
Mas, em geral, as auditorias hospitalares são frequentemente consideradas demoradas e burocráticas. Também porque são uma “caixa preta” para muitos. A questão é: como ela realmente funciona e como torná-la mais rápida e assertiva?
Além disso, muitos membros do corpo clínico ficam apreensivos com a realização do procedimento. Isso pode ser porque eles nunca passaram por uma auditoria antes ou porque não tiveram uma boa experiência no passado.
Estar ciente dos obstáculos potenciais ao realizar o levantamento pode ajudar a garantir que o exercício traga melhorias reais no atendimento ao paciente. Os obstáculos podem incluir tempo insuficiente alocado, disponibilidade limitada de registros, objetivos pouco claros e falta de metodologia.
É importante ressaltar que se a conformidade com padrões claros não for usada para medir o desempenho, o relatório final pode ser deixado sem recomendações que levem a melhorias.
Como otimizar o processo?
A auditoria em saúde é um processo utilizado pelos profissionais para avaliar, mensurar e melhorar o atendimento aos pacientes de forma sistemática. Ela mede a prática atual em relação a um padrão definido. Deve fazer parte da governança clínica, que visa salvaguardar uma alta qualidade do atendimento aos pacientes.
Nesse sentido, quanto melhor for conduzida, melhor resultado terá. Ou seja, além de otimizar o processo, garantirá que não haverá prejuízos. Sendo assim, o envolvimento da equipe, levantamento de informações, tempo e recursos, são primordiais.
Nesse sentido, uma forma de otimizar o processo de auditoria é seguir as seguintes etapas:
Escolha o foco
Em geral, o objetivo de sua auditoria deve ser identificar as práticas clínicas que são inconsistentes ou precisam ser melhoradas. O objetivo deve ter as seguintes características:
- Específico
- Mensurável com base nos dados disponíveis nos registros
- Importante para a eficácia do seu hospital e os cuidados com os seus pacientes
Definir os critérios de medição
Depois de identificar o foco de sua auditoria, determine os critérios de medição específicos para a revisão. Em seguida, conclua quais fatores decidirão se esses critérios são atendidos ou não.
A realização de uma revisão da literatura pode ajudar a agilizar o processo, uma vez que o uso de métodos já comprovados de sucesso elimina a necessidade de desenvolver seus próprios padrões de medição. As revisões da literatura também podem fornecer referências para comparação.
Determinar quais registros revisar
Para escolher quais registros incluir a auditoria, você deve identificar a população precisa de pacientes a serem avaliados. Considere idade, sexo, estado clínico e regime de tratamento e certifique-se de que todos os envolvidos saibam exatamente o que determina se um paciente é incluído ou excluído. Frequentemente, o foco e os critérios de medição guiarão essa decisão.
Decidir o tamanho da amostra
A realização de uma auditoria querendo envolver uma amostragem total geralmente não é viável. Portanto, uma boa regra é escolher uma amostragem de 10% para revisão.
A significância estatística é fortemente impactada pelo tamanho da amostra — se não forem auditados registros suficientes, as variáveis serão muito numerosas e os resultados terão aplicação limitada.
Coletar dados
Coordene os detalhes da auditoria: data e hora a ser realizada, o número de dados a serem extraídos, os indivíduos envolvidos, etc. Conte com a ajuda dos responsáveis pelos registros médicos para ajudar a obter informações e garantir a conformidade. Em seguida, execute a ação e colete os dados.
Resuma suas descobertas
Esta etapa é crucial, uma vez que dados desorganizados ou irrelevantes podem resultar na incapacidade de usar os resultados da auditoria para decretar mudanças. Reflita sobre como as descobertas serão usadas e resuma os dados da maneira que for mais impactante.
Analise os dados e implemente as mudanças apropriadas
Revise as descobertas e identifique as oportunidades de melhoria. Por exemplo, se você ver certas soluções de conforto do paciente — como a aplicação de um anestésico tópico antes de procedimentos menores — sendo usadas de forma inconsistente, você pode adicioná-las ao protocolo padrão. Você também pode tirar proveito dos benchmarks existentes para ajudar a orientar suas decisões.
Quais os benefícios de uma auditoria hospitalar?
As auditorias regulares de saúde são amplamente reconhecidas como as melhores práticas para todos os diferentes tipos de organizações. Elas são muito mais do que um exercício simples ou uma medida defensiva. Elas podem trazer benefícios positivos para os hospitais.
Primeiramente, as auditorias permitem que você proteja funcionários, clientes e visitantes de danos. Mas, em última análise, quando conduzida profissionalmente também pode salvaguardar a existência da empresa. Isso porque um incidente sério pode resultar em processos, danos graves à reputação e penalidades financeiras à instituição hospitalar.
Além disso, uma auditoria hospitalar tem benefícios profissionais, sociais e pragmáticos. No caso profissional, os envolvidos no processo passam a identificar mais facilmente deficiências e lacunas, atuando nas correções necessárias.
Em termos sociais, ela garante segurança não só a pacientes e familiares, mas também aos profissionais envolvidos, visando protegê-los de qualquer ação que possa ser prejudicial ou inadequada.
E do ponto de vista pragmático, uma auditoria hospitalar reduz o sofrimento de pacientes e evita que algum procedimento recomendado deixe de ser realizado. E também o contrário: que excessos de procedimentos e exames sejam realizados sem a real necessidade.
A tecnologia como aliada
E quando se fala em evitar prejuízos e otimizar processos, não tem como não falar em tecnologia. E mesmo na área da auditoria hospitalar ela desempenha papel fundamental, seja para armazenamento de dados, seja para uma consulta mais rápida às informações.
Um exemplo do uso da tecnologia como otimizador de processos é a substituição dos prontuários em papel por modelos eletrônicos. Com campos pré-determinados de informações a serem preenchidos, eles garantem o máximo de conformidade e qualquer erro é detectado no mesmo instante por meio do uso da inteligência artificial (AI).
Um exemplo nessa área é a ferramenta Audit Management and Tracking da Meantime IT (AMaT), da Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust. Ela foi projetada para agilizar os requisitos de levantamento de informações em um sistema simples e fácil de usar.
A ferramenta reduz o tempo para realização de uma auditoria, além de dar mais visibilidade ao processo. Isso otimiza o processo, ao mesmo tempo que garante mais qualidade aos dados levantados.
Envolva sempre a equipe
Por fim, envolva sempre a equipe. Sem o comprometimento do seu pessoal, a auditoria pode se tornar um processo mais demorado, com falhas, e que não trará o objetivo proposto.
Dessa forma, é importante deixar claro que todos estarão envolvidos nas atividades. Afinal de contas, o objetivo é compreender os processos e detectar prontos que possam ser melhorados. E quando não há o correto repasse das informações, os resultados podem ser diferentes daqueles apresentados.
Porém, ao seguir um protocolo de auditoria hospitalar, e tornando-o contínuo, é possível evitar prejuízos. E tendo a tecnologia como aliada, a possibilidade de haver resultados que promovam a melhora do atendimento ao paciente é ainda maior.
Caso tenha gostado do artigo, e busque otimizar cada vez mais o processo de auditoria hospitalar, você também pode se interessar pelo artigo 8 passos para se preparar para a auditoria na sua instituição de saúde.
