Manter o gerenciamento adequado dos equipamentos médicos hospitalares (EMH) é primordial para o bom funcionamento da instituição. Sobretudo porque o cuidado com esses ativos interfere diretamente no resultado do tratamento e na qualidade do atendimento prestado.
Também está envolvida no plano de gerenciamento dos EMH a demanda de aquisição de novos equipamentos, que se torna tão necessária quanto desafiadora, diante das constantes novidades tecnológicas do setor.
Afinal, o aumento da oferta de novas tecnologias e a necessidade de investir em ativos mais sofisticados acaba por gerar um impacto financeiro nas instituições de saúde. Pois quanto mais inovador é um equipamento, mais caro ele custa.
Também sobre a importância de uma gestão eficiente voltada aos equipamentos médicos hospitalares está a conformidade com as normas e regulações. Como exemplo temos a RDC nº 2 da Anvisa. A resolução trata especificamente sobre o gerenciamento de tecnologias em saúde nos estabelecimentos de saúde.
Apesar de ampla, a RDC nº 2 abrange os EMH, definindo-os como “[…] o conjunto de aparelhos e máquinas, suas partes e acessórios utilizados por um estabelecimento de saúde onde são desenvolvidas ações de diagnose, terapia e monitoramento, bem como os equipamentos de apoio, os de infraestrutura, os gerais e os médico-assistenciais”.
Outro aspecto fundamental é que o gerenciamento correto de ativos serve de apoio para auditorias internas e externas. Principalmente quando a instituição está em busca de certificações de qualidade e acreditações hospitalares.
Veja a seguir como fazer um plano de gerenciamento de equipamentos médicos hospitalares adequado para organizar e otimizar os processos internos e tornar o trabalho mais eficiente e qualificado.
Principais desafios na gestão dos equipamentos médicos hospitalares
A gestão em saúde como um todo é repleta de desafios. Portanto, quando se trata de equipamentos médicos hospitalares existem alguns pontos que exigem ainda mais atenção e um controle rigoroso.
Nesse sentido, elaborar um planejamento eficiente dos EMH requer que se considere a importância desses ativos e dos serviços referentes a eles. Desde os processos de instalação, monitoramento, até a manutenção.
Por isso, conscientizar as equipes envolvidas de que não se trata somente de um mero aparelho é fundamental, mas também desafiador. É necessário que a cultura organizacional esteja voltada para a compreensão das questões que envolvem os EMH: segurança do paciente, eficácia do tratamento, qualidade dos serviços e custo financeiro.
Além disso, outro grande desafio na gestão de equipamentos hospitalares está relacionado à alta gestão. Muitas vezes, um plano de gerenciamento envolve a necessidade de investimentos em soluções e tecnologias.
Desse modo, convencer diretores a aprovar um projeto de aquisição de novos equipamentos exige um certo “jogo de cintura” por parte dos gestores. Portanto, elaborar um bom plano que justifique possíveis investimentos é crucial para manter a instituição bem posicionada.
Como elaborar um plano de gerenciamento adequado?
Para ser eficiente, um plano de gerenciamento de equipamentos médicos hospitalares (PGEM) deve ser bem escrito. Essa é a premissa básica para elaborar esse tipo de documento.
Portanto, o PGEM deve ser conciso, objetivo, organizado, atualizado e de fácil leitura. Isso é importante tanto para os profissionais da equipe técnica quanto para auditores, por exemplo.
Em segundo lugar, cabe ao responsável pela elaboração do plano definir todo o investimento necessário para os recursos materiais e humanos que serão empregados no gerenciamento dos EMH.
E também os prazos e metas que deverão ser cumpridos para alcançar o objetivo de eficiência na gestão de equipamentos. Para isso, conhecer a fundo a instituição é um requisito obrigatório.
Etapa 1: Inventário
O primeiro passo para fazer um plano de gerenciamento de equipamentos médicos hospitalares é realizar um inventário completo para descrever a quantidade e o tipo dos ativos. Essa é uma parte fundamental dentro da gestão para estruturar o projeto de manutenção.
Mesmo que se atribua pouca importância ao inventário, ele é recomendável para que se obtenha dados úteis na elaboração do plano de gerenciamento, pois possibilitará o conhecimento necessário para as próximas ações.
Apesar de parecer complexa, essa tarefa é relativamente simples. No entanto, a inventariação pode ser um pouco demorada, dependendo da quantidade de EMH presentes na instituição.
Talvez o maior desafio seja processar os dados e compilar as informações que serão a base do sistema de gerenciamento e também para a classificação dos equipamentos. Para auxiliar esse processo, um documento de capacitação desenvolvido pelo Ministério da Saúde inclui um modelo de questionário de inventário que pode servir de norteador dessa tarefa.
Etapa 2: Classificação dos equipamentos
Após o inventário, é hora de classificar os equipamentos e dividi-los em grupos. Essa seleção visa facilitar a quantificação dos recursos necessários para o gerenciamento (incluindo custos de manutenção etc) e também definir as equipes responsáveis por cada grupo.
Por exemplo, pode-se classificar os equipamentos médicos hospitalares de acordo com o sistema fisiológico: equipamentos destinados ao tratamento ou diagnóstico cardiovascular, pulmonar, endócrino, e assim por diante.
Também é possível agrupar os EMH de acordo com a especialidade clínica: radiologia, obstetrícia, neurologia, cardiologia etc. Seja qual for o tipo de classificação adotado, vários equipamentos serão reunidos num mesmo grupo, o que facilitará o gerenciamento desses ativos.
Etapa 3: Organização dos custos
Um plano de gerenciamento eficiente envolve a organização dos custos de manutenção e propostas de aquisição de equipamentos médicos hospitalares. Por isso, as etapas anteriores de inventariação e classificação necessárias para direcionar melhor os cálculos necessários à elaboração do orçamento.
Assim, os custos dentro do plano de gerenciamento de EMH são divididos em itens de custo fixo e variável. Neste último se enquadram os itens cujos valores sofrem alteração conforme a produção: quanto maior a produção, maior o gasto.
Também podem ser definidos como aqueles que dependem diretamente da força de trabalho. A seguir alguns exemplos de itens de custo variável:
- despesas com treinamento de pessoal;
- material para escritório;
- peças de reposição como componentes eletrônicos, peças mecânicas de pequeno porte, materiais de limpeza e manutenção (lubrificantes, etc).
Já os itens de custo fixo são aqueles que não tem seu valor alterado, independente do volume de trabalho aplicado. São eles:
- salários e encargos das equipes de manutenção;
- depreciação do capital investido em equipamentos de teste e calibração;
- peças de reposição de difícil aquisição, que exigem armazenamento por maior período.
No casos das peças de reposição, geralmente os valores envolvidos são altos e podem representar uma porcentagem significativa do custo fixo total
Importância da manutenção corretiva e preventiva para o gerenciamento dos EMH
A manutenção, seja ela preventiva ou corretiva, tem papel fundamental na gestão de equipamentos médicos hospitalares. Afinal, o bom andamento dos processos depende dos cuidados técnicos que mantém os ativos em pleno funcionamento.
Dessa forma, ao fazer um plano de gerenciamento dos EMH, o acompanhamento das manutenções servirá como apoio para a identificação de problemas e correção de falhas. Isso é essencial para a qualidade dos processos e a segurança do paciente.
No caso das manutenções preventivas, o objetivo é antecipar correções evitando que determinado equipamento apresente problemas futuros. Já a manutenção corretiva será eficaz para solucionar panes ou restabelecer o funcionamento de um ativo em tempo hábil, evitando a paralisação de operações e, até mesmo, a interrupção de tratamentos.
Para a instituição, investir na elaboração de um plano adequado significa estar em conformidade com os requisitos e padrões de qualidade técnica e segurança, que são primordiais no setor de saúde Uma vez que disso dependem, diretamente, muitas vidas.
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