Como em qualquer outro negócio, a gestão financeira em empresas de saúde precisa de um olhar sempre atento. Como é uma das áreas mais estratégicas, qualquer erro pode representar sérios problemas financeiros e, em última instância, até mesmo o fechamento do empreendimento.
Quer você esteja identificando formas de reduzir custos ou desenvolvendo estratégias que irão aumentar suas receitas, priorizar a gestão adequada de suas finanças é essencial para a saúde de longo prazo de sua instituição. Para fazer melhorias na posição financeira, pode ser necessário avaliar todos os aspectos do negócio e identificar as áreas que precisam de melhorias.
Muitos fatores determinam o estado financeiro geral da empresa. Existem também certas ações que devem ser feitas agora e que podem fornecer melhores resultados futuros. Por exemplo, usar a tecnologia com os avanços médicos é uma excelente alternativa para tornar empresas de saúde mais competitivas e atrair mais pacientes. Porém, é necessário avaliar os investimentos e se o retorno esperado compensa o gasto.
Além disso, muitas empresas de saúde estão descobrindo a necessidade de desenvolver fontes de receita alternativas para se manterem financeiramente viáveis.
Importância da gestão financeira em empresas de saúde
Todas as empresas, sejam elas comerciais, industriais ou da área de saúde, são projetadas para competir e ter sucesso no mercado. O sistema capitalista assim dita as regras e, neste sentido, uma gestão eficiente é essencial.
Porém, nem todo gestor tem a real noção da sua importância e acaba sendo comum que o departamento financeiro em empresas de saúde sejam relevados a segunda ou terceira importância. O resultado, como pode-se imaginar, é desastroso.
No entanto, para que qualquer instituição tenha sucesso e cresça no longo prazo, esse argumento de importância do setor precisa ser combinado com um plano de gerenciamento financeiro sólido. Para a maioria dos gestores, cuidar da área é um desafio.
Além disso, a gestão financeira cobre uma ampla gama de tarefas e responsabilidades. Entre elas, as que devem ser monitoradas para garantir uma base financeira sólida são:
Análise de custos
É importante fazer uma revisão regular das despesas, especialmente quando os funcionários estão autorizados a gastar em nome da empresa. Cada item deve ser questionado do ponto de vista de necessidade e valor. Por exemplo, o gestor pode perceber que um equipamento caro é raramente usado, e que está incorrendo em custos de manutenção, seguro e armazenamento.
A empresa descobre que poderia alugar esta máquina quando necessário e economizar nos custos gerais, além de que os reais obtidos com a venda do equipamento poderiam ser usados para fins mais úteis.
Análise de fluxo de caixa mensal
Esta técnica de gerenciamento financeiro permite que os gestores vejam como as receitas de caixa correspondem às despesas da empresa, em uma base mês a mês. Isso permite a consideração de como os fatores sazonais afetam os fluxos de caixa do negócio.
Por exemplo, muitas empresas reduzirão os gastos em janeiro e fevereiro devido a uma redução nas vendas após o feriado natalino. Também torna mais fácil planejar o crescimento e reservar fundos para os equipamentos necessários para atender a um aumento esperado nos atendimentos durante o inverno.
Análise de índice
Esta técnica permite que a “saúde” financeira do negócio seja revisada, comparando a empresa com índices históricos e relacionados ao setor. Existem quatro categorias de índices financeiros úteis para revisão:
- Crescimento
- Eficiência
- Rentabilidade
- Liquidez
As taxas de crescimento fornecem uma indicação de como a empresa de saúde está lidando com um aumento nos atendimentos a pacientes.
Por exemplo, os atendimentos podem aumentar 15% em relação ao ano anterior. No entanto, se os custos relacionados aumentaram 30%, então há um problema. Talvez esse crescimento tenha sido alcançado com o uso de horas extras de funcionários, e contratar novos funcionários pode ser mais atrativo e de menor custo.
Quais os desafios da gestão financeira?
No mundo moderno, estamos no ponto em que se espera que as informações, produtos e serviços sejam entregues quase instantaneamente. As pessoas estão acostumadas a conseguir o que querem, quando querem, mesmo que isso signifique naquele exato momento.
Para um gerente de departamento financeiro moderno, isso pode representar um sério desafio: embora a empresa exija informações oportunas e atualizadas para ter sucesso, a análise de dados financeiros requer tempo e um olhar cuidadoso.
Analisar as finanças é uma parte importante de qualquer negócio porque permite que os gestores tenham uma visão geral e usem essas informações para tomar decisões financeiras importantes. Essa análise dirá a eles coisas como quais serviços estão indo bem e quais não estão, onde o dinheiro está sendo perdido e onde pode ser economizado.
Com esses dados, eles podem fazer ajustes em suas operações de negócios para economizar dinheiro e também aumentar lucros, tornando a empresa de saúde mais competitiva.
A análise financeira requer o uso de métricas de desempenho complexas que podem ser oportunas para classificar e analisar. É por isso que várias empresas estão optando pelo uso de software de gestão financeira para ajudar suas equipes financeiras e contábeis a organizar e dar sentido a todos esses dados.
Outra parte importante do trabalho com finanças ou contabilidade é ter acesso a informações históricas confiáveis. Não só é vital manter registros por motivos legais, mas também é uma informação necessária ao criar dados com base na comparação de relatórios financeiros atuais e anteriores.
Ao comparar o desempenho ano após ano, empresas de saúde podem identificar tendências. O problema é que a manutenção de registros pode ser extremamente trabalhosa, custando à empresa uma quantidade excessiva de horas de trabalho e também de dinheiro.
Quais são as melhores estratégias para a gestão financeira?
Então, o que você pode fazer para melhorar suas habilidades de gerenciamento financeiro? Aqui estão algumas dicas e recursos que podem ajudá-lo a manter empresas de saúde no azul.
1. Use a tecnologia
Gerenciar as finanças de empresas de saúde exige a análise de muitos dados — e se você não for um contador, essas informações podem ser extremamente difíceis de compreender. Para tornar o desafio ainda pior, a grande quantidade de dados que precisam ser processadas diariamente pode consumir inúmeras horas.
Por isso, uma opção estratégica para a melhoria da gestão financeira é investir na tecnologia, que tem como carro-chefe a contabilidade digital. Ou seja, esse novo modelo permite que o gestor possa acompanhar as informações contábeis, tributárias e financeiras da empresa de saúde em tempo real, à distância de apenas alguns cliques. E além disso, o acesso às informações pode ser feito 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Além disso, a contabilidade digital automatiza muitas das tarefas associadas ao gerenciamento das finanças da sua empresa de saúde, como rastreamento de despesas e receitas. Outra vantagem do modelo inovador de contabilidade é que o contador passa a atuar como um consultor, auxiliando o gestor na análise dos dados e fornecendo informações para uma melhor gestão.
E com informações precisas em tempo real disponíveis instantaneamente, é possível estar em uma posição melhor na gestão financeira para entender a situação atual da empresa de saúde. Isso também permite que as medidas necessárias para controlá-la possam ser tomadas.
2. Fique por dentro das finanças
Gerenciar despesas e receitas é um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores que cuidam também da gestão financeira. Pagamentos atrasados — ou pior ainda, não pagamentos — podem drenar completamente os recursos financeiros.
Novamente, com uma contabilidade digital baseada na nuvem para controlar todas as faturas que não foram pagas, além de analisar todas as receitas e despesas, garantirá melhor projeção financeira da empresa de saúde.
O uso de tais sistemas também permite que você possa emitir faturas e boletos e acompanhar se foram realmente pagas. E em eventual não-pagamento, você terá recursos jurídicos para cobrar quaisquer dívidas devidas.
3. Gerenciamento de estoque
Os itens em estoque tem um grande impacto em suas finanças. Assim, o uso de um sistema de gerenciamento de estoque que monitora automaticamente os níveis é uma necessidade absoluta para as empresas de saúde se manterem também com uma boa saúde financeira.
O uso de um sistema de gerenciamento de estoque baseado em nuvem permitirá que você veja quanto de cada item você tem, ao mesmo tempo que fornece dados atualizados sobre as tendências de consumo. Ou seja, com essas informações em mãos, é possível prever com eficiência as próximas demandas sazonais e assumir o controle total dos níveis de estoque.
Dessa forma, não será necessário se preocupar em ficar sem estoque de seus itens mais essenciais, nem cometer o erro de desperdiçar dinheiro pedindo itens quando ele não é realmente necessário.
4. Identifique as despesas do dia a dia
Saber quais custos indiretos estão afetando os resultados financeiros é outra estratégia para uma gestão financeira eficaz. Ou seja, se não há recursos monetários disponíveis para cobrir custos fixos, como salários de funcionários, aluguel e serviços públicos, a empresa de saúde estará em uma situação financeira difícil.
Os sistemas de contabilidade digital e softwares de gerenciamento de funcionários podem ajudar a controlar despesas mais comuns e pertinentes. Isso permite que possa se ter uma compreensão clara de como o dinheiro está sendo alocado na empresa. Isso ajudará ainda a manter o controle do orçamento.
5. Faça um planejamento estratégico
Por sua vez, os melhores recursos de gerenciamento financeiro de negócios do mundo não farão muito bem quando não são usados dados e percepções para formar um plano de ação. Logo, os dados das empresas de saúde, como em qualquer outro, devem ditar claramente o planejamento estratégico do negócio.
Ao monitorar essas informações em intervalos mensais, trimestrais e anuais, é possível identificar se sua empresa está ou não no caminho certo com as metas financeiras. Mais importante ainda, esse nível de planejamento e percepção ajuda a estabelecer orçamentos significativos para cada área de seu negócio.
Isso tudo garantirá gastos excessivos enquanto identifica áreas onde é possível reduzir despesas. Por exemplo, perceber que há um custo-extra nos gastos com energia elétrica, mesmo com redução no número de atendimentos, significa que ela não está sendo utilizada conscientemente.
Portanto, é possível rever luzes acesas em salas vazias, equipamentos com alto consumo devido uma tecnologia antiga, entre outros. Usar informações precisas para orientar as decisões de negócios irá mantê-lo financeiramente seguro.
Cuide da saúde financeira da empresa
Portanto, uma gestão financeira estratégica é vital para qualquer negócio, e empresas de saúde também precisam dar a atenção necessária a este setor. E como se viu ao longo do artigo, o uso da tecnologia pode ser um grande aliado para se evitar furos e garantir a melhor saúde financeira ao negócio.
Afinal de contas, negócios que operam no prejuízo não costumam ter vida longa. Portanto, é importante sempre pesar os prós e contras das ações a serem realizadas. Afinal, é importante manter o empreendimento em pleno funcionamento prestando o atendimento necessário à sociedade.
Outro ponto importante quando se fala em gestão financeira em empresas de saúde é a glosa médica, que pode levar a instituição há vários problemas financeiros quando não recebe a devida atenção.
Para falar mais sobre o tema, confira o artigo que publicamos em nosso blog. Boa leitura!
