A maioria dos hospitais considera o gerenciamento de estoque uma das áreas mais desafiadoras. Nesse sentido, utilizar a chamada curva ABC permite otimizar o trabalho e evitar falhas.
Simplificando, uma definição de curva ABC é a categorização de itens em três categorias (A, B e C) para determinar os níveis de importância.
Os itens da categoria A são contados regularmente e rigidamente controlados. Já os da categoria B são contados com certa regularidade e são, de certa forma, controlados. Os itens da categoria C são contados com menos frequência e controlados de forma mais branda.
Para um gerenciamento de farmácia hospitalar, o uso desse método permite maior controle e evita gastos desnecessários em itens com pouco giro. Em contrapartida, prioriza os investimentos nos itens mais rentáveis e que também possuem maior necessidade.
De acordo com levantamento da Organização Pan-americana de Saúde, no Brasil as unidades hospitalares apresentam dificuldades na gestão e uso de medicamentos. Isso inclusive teria motivado a criação de uma CPI, que apurou a dificuldade dos brasileiros em acessar os medicamentos necessários.
Conforme os levantamentos, o SUS (Sistema Único de Saúde) apresentava graves problemas de desabastecimento em virtude da falta de uma gestão de farmácia hospitalar. O estudo ainda cita que em nível hospitalar, o abastecimento é fragmentado, em razão de processos licitatórios com lógicas distintas e desarticuladas, que fragilizam a organicidade do sistema.
Por conta disso, preparamos esse artigo explicando o que é a curva ABC e como ela pode ajudar as instituições hospitalares na gestão farmacêutica.
Curva ABC: o que é, como funciona e quais as suas vantagens
A curva ABC, também conhecida como controle ABC , é parte integrante do gerenciamento de materiais. É um método de categorização de estoque, que o classifica principalmente em três categorias distintas com base na geração de receita.
Além de ajudar os farmacêuticos a identificarem os produtos essenciais no estoque, auxilia na priorização do gerenciamento com base no valor. A análise de inventário é baseada no Princípio de Pareto.
O princípio de Pareto
O Princípio de Pareto é uma teoria econômica popular, descoberta pelo renomado economista italiano Vilfredo Pareto. Ele acreditava que o crescimento econômico ótimo ocorre apenas devido a uma pequena parte da economia. Isso significa que a relação entre a entrada e a saída é sempre desigual.
O Princípio de Pareto afirma que 80% do volume de vendas é gerado a partir dos 20% principais dos itens. Diz que em qualquer grupo existem poucos e muitos insignificantes. Também é conhecida como regra 80/20.
Com base na regra 80/20 de Pareto, a curva ABC identifica os 20% dos itens da farmácia hospitalar que entregam cerca de 80% do valor.
Portanto, a maioria dos hospitais têm um pequeno número de itens “A”, um grupo ligeiramente maior de produtos B e um grande grupo de produtos C, uma categoria que define a maioria dos itens.
Curva ABC: como funciona
O método começa com a identificação do objetivo que você está tentando alcançar. Assim que tiver isso, reúna as informações necessárias para categorizar os itens. Após as classes estabelecidas, acompanhe de perto e tome decisões com base nos dados resultantes.
Veja como realizar essa análise passo a passo:
- Identifique o objetivo: uma análise pode ajudá-lo a cumprir uma das duas metas: reduzir os custos de aquisição ou aumentar o fluxo de caixa, otimizando os níveis de estoque dos itens certos com base nas necessidades do hospital.
- Coletar dados: os dados mais comuns para coletar são os gastos anuais com cada item. Se for fácil de calcular, você pode reunir o custo ponderado, incluindo a margem de lucro bruto, dados de pedido e custo de transporte.
- Classificar por ordem decrescente de impacto: use a fórmula de controle ABC para classificar cada pedido de item de estoque por custo — do maior para o menor impacto.
- Calcular o impacto nas saídas: para cada item do estoque, calcule seu impacto nas saídas como uma porcentagem, dividindo o custo anual do item pelo total agregado de todos os itens gastos. Esse número é a porcentagem, ou fração, que você usará para comparar os itens da lista.
- Classifique os itens em classes de compra: depois de definir as classes, trabalhe na renegociação de contratos, consolidação de fornecedores, mudança de metodologia de abastecimento estratégico ou implementação no setor de compras. Fazer alterações nessas áreas pode fornecer economias significativas ou garantir a disponibilidade em estoque de itens de Classe A. Tenha uma visão holística em vez de ser estrito quanto à regra 80/20.
- Classes de análise: uma vez definidas as categorias e o gerenciamento estratégico de custos, agende revisões para monitorar o sucesso ou o fracasso das decisões.
As vantagens do método
Usar a curva ABC para gestão farmacêutica ajuda a controlar melhor os custos de capital de giro. As informações obtidas com a análise reduzem o estoque obsoleto e podem aumentar a taxa de giro do estoque ou a frequência com que o hospital precisa repô-los após sua saída.
Uma longa lista de vantagens pode resultar da aplicação do método ao gerenciamento de estoque na farmácia hospitalar, incluindo:
- Otimização de estoque aumentada: A análise identifica os produtos que estão em demanda na farmácia hospitalar. O hospital então usou seu precioso espaço de depósito para estocar adequadamente essas mercadorias e manter níveis de estoque mais baixos para itens de classe B ou C.
- Previsão de estoque aprimorada: monitorar e coletar dados sobre produtos que têm alta demanda dos pacientes pode aumentar a precisão da previsão de uso. Os gestores podem usar essas informações para definir os níveis de estoque.
- Negociações informadas com fornecedores: como os hospitais possuem saída de 70% a 80% de medicamentos da classe A, faz sentido negociar melhores condições com os fornecedores para esses itens.
- Alocação estratégica de recursos: a análise ABC é uma forma de avaliar continuamente a alocação de recursos para garantir que os itens da Classe A estejam alinhados à demanda dos pacientes. Quando a demanda diminuir, reclassifique o item para fazer melhor uso de pessoal, tempo e espaço para os novos produtos Classe A.
- Melhor gerenciamento do ciclo de vida do produto: as percepções sobre onde um medicamento está em seu ciclo de vida são essenciais para prever a demanda e manter os níveis de estoque de forma adequada.
- Despesas de armazenamento reduzidas: Ao manter a proporção correta de estoque com base nas classes A, B ou C, você pode reduzir os custos de manutenção de estoque.
O que considerar antes de implementar
A curva ABC, apesar de todos os seus benefícios para manutenção e gerenciamento de estoque da farmácia hospitalar, não é uma solução única de gestão farmacêutica. Cada hospital tem padrões específicos de demanda dos pacientes, classificações, sistemas e outras questões que afetam a utilidade do controle.
Nesse sentido, a melhor maneira de implementar o gerenciamento de estoque ABC é primeiro avaliar se ele seria eficaz para a instituição hospitalar. Evite suposições fazendo perguntas críticas. Depois de decidir seguir em frente, faça todos os preparativos necessários para uma implantação por etapas.
Curva ABC na farmácia hospitalar
A ferramenta é usada na gestão da farmácia hospitalar para segmentação dos medicamentos de acordo com sua necessidade. Vale lembrar que não há limite para determinar quais produtos entram em qual categoria. Os limites da categoria precisam ser definidos especificamente para cada hospital.
No entanto, os mesmos princípios se aplicam ao criar as categorias. A categoria A é a menor categoria, composta pelos medicamentos com menor saída. A categoria B é um pouco maior com produtos de giro intermediário. E por fim, a categoria C é a maior categoria, cheia de produtos que possuem alta demanda na farmácia hospitalar.
Esse é um modelo já testado e que apresenta significativos avanços para a gestão hospitalar. Portanto, para colocá-lo em prática, devem ser seguidos os seguintes passos:
Histórico e classificação
O primeiro passo para criar uma curva ABC no gerenciamento do estoque da farmácia hospitalar é fazer um levantamento de histórico e previsões dos medicamentos. Nesse levantamento serão analisados quais os itens com maior giro, e que portanto devem estar na classe C.
Os demais itens também deverão ser classificados conforme sua frequência de uso e classificados corretamente. Dessa forma, é possível criar a pirâmide de controle ABC, na qual cada item será classificado de acordo com sua frequência de utilização.
Controle de rotatividade
O controle da rotatividade na farmácia hospitalar também merece atenção especial. É importante analisar o tempo para reposição, considerando tempo de compra, transporte e entrega. Dessa forma, é possível se antecipar em novas compras para evitar ficar com o estoque zerado de determinado medicamento.
O controle de rotatividade também evita gastos extras com medicamentos que ficarão muito tempo parados no estoque, causando uma parada no fluxo de caixa do hospital. Ou seja, serão investidos mais recursos em medicamentos com maior rotatividade, enquanto os de baixa saída terão estoques reduzidos, apenas para suprir a demanda caso haja necessidade.
Documentando em Excel e criando a curva ABC
Mais que usar o método, é importante documentá-lo. E nesse sentido, usar uma planilha como o Excel pode ser bastante útil. Porém, infelizmente, você não pode encontrar um botão “Executar análise ABC” no Excel.
Portanto, você terá que seguir os seguintes passos:
- Classifique os dados em ordem decrescente
- Calcule o total acumulado de cada item no valor agregado
- Determine os limites do grupo ABC
- Atribua a cada item de dados um nome de grupo
- Faça um gráfico de Pareto
Dessa forma, basta ir inserindo novos dados e o gráfico de Pareto, seguindo a curva ABC, será atualizada automaticamente.
Aplique na gestão farmacêutica
Como foi possível ver, a curva ABC é um excelente aliado na gestão farmacêutica, garantindo que exista disponibilidade de medicamentos sempre que eles forem necessários.
A classificação também evita ter em estoque determinado item que tenha baixa rotatividade, e garante ainda a reposição de forma mais ágil e assertiva dos itens com grande número de pedidos. De modo geral, é possível dizer que ela é uma importante aliada da farmácia hospitalar.
Nesse sentido, o farmacêutico responsável pode utilizar essa metodologia no dia a dia do hospital, otimizando os gastos com medicamentos e evitando desperdícios ou falhas. E com o passar do tempo, a curva ABC vai sendo cada vez mais aperfeiçoada de acordo com a realidade do hospital, garantindo o máximo de eficiência à entidade.
Espero que o artigo sobre curva ABC tenha sido útil, e para mais informações sobre estoque na área de saúde, confira o artigo “Como reduzir o lead time na gestão de estoque dos serviços de saúde?”
