Evidência clara de que o ERP e tecnologias similares já são realidade: atualmente, o Brasil é o 9º maior mercado em serviços e software de TI em um ranking global, segundo a Associação Brasileira de Empresas de Software (ABES). E quase 25% dos investimentos no setor são direcionados ao sistema de gestão integrado.
Ou seja, o uso do ERP tem avançado cada vez mais no país. Além disso, empresas dos mais diversos setores (44% das entrevistadas) atestaram ter interesse em investir em novas tecnologias que promovam melhorias em seus processos. Com o ERP, esses benefícios têm sido comercializados como parte inerente da solução.
Mas nada disso gera efeito sem um planejamento adequado. Existem desafios, inclusive, que devem ser mapeados para garantir uma transição rápida, eficiente e livre de imprevistos.
O que é um ERP?
A sigla remete à palavra enterprise resource planning ou, simplesmente, sistema de gestão integrado (mas também conhecido como sistema integrado de gestão empresarial). O software é composto por uma tecnologia que compila em módulos (e no mesmo produto) as informações de diferentes fontes — os setores de uma mesma empresa, por exemplo.
Com isso, as organizações investem com o objetivo de facilitar a comunicação entre os departamentos, melhorar a assertividade operacional e reduzir os gargalos produtivos a partir dessa integração. Algo, inclusive, amparado por outra tecnologia já bastante popular na saúde, que é o Business Intelligence.
Como ele pode ser aplicado no setor da saúde?
No setor da saúde, especificamente, o ERP tem sido de grande valia para tornar o dia a dia dos profissionais mais fácil, mas também serve para aprimorar o atendimento ao paciente. Alguns exemplos:
- sistema de pagamento para os pacientes, facilitando a gestão de contas;
- programas de informação on-line sobre registros de outros pacientes, criando uma rede global de dados;
- programa focado em atividades administrativas da recepção do seu estabelecimento;
- avaliação do estoque de insumos e medicamentos — com atualização em tempo real da entrada e saída de cada item;
- histórico dos pacientes para o rápido acesso, edição e compartilhamento do profissional de saúde, quando necessário;
- organização da agenda de atendimento e em integração com os dados de cada paciente.
Dessa maneira, criam-se possibilidades para tornar a rotina menos imprevista. O que se traduz em melhores resultados em menos tempo — e com redução de custos, também.
Quais são os benefícios de um sistema de gestão integrado?
Com o sistema de gestão integrado, uma das grandes vantagens reside no gradual abandono dos registros físicos e acumulados em intermináveis calhamaços em gabinetes que exigem amplo espaço de armazenamento. Só de ler essa frase inteira já deu preguiça de imaginar, não é mesmo?
Pois o ERP modifica isso com o armazenamento digital e na nuvem dessas mesmas informações. Elas podem ser acessadas, então, de qualquer lugar e a qualquer hora. E portanto, não ocupam espaço físico.
Mas o setor da saúde pode se beneficiar de outras maneiras, também, ao aplicar o sistema de gestão integrado em sua rotina. A seguir, alguns deles:
Bem-estar do paciente
Como já destacamos, a integração (e reunião) de dados de um paciente em um só lugar pode tornar o atendimento mais rápido, eficiente e seguro. Toda a comunicação entre os profissionais e o paciente se torna mais fluida, transparente e objetiva. Inclusive, no que diz respeito ao tratamento.
Redução de custos
Erros de preenchimento no inventário, falta de comunicação sobre o estoque, falta de insumos (e a compra emergencial para suprir o desfalque)… Isso tudo pode ter uma redução significativa de ocorrências por meio do ERP. Afinal, como dissemos, o sistema de gestão integrado vai automatizar a informação e atualizá-la em tempo real com os dados imputados pela sua equipe.
E é inegável o impacto disso na redução de custos para o seu negócio.
Planejamento estratégico otimizado
Seja para o planejamento de gestão financeira da empresa, que apresenta relatórios de fácil visualização para o monitoramento do fluxo de caixa da empresa, ou para ações de desenvolvimento do seu negócio, o ERP é um grande aliado das suas estratégias.
Tudo isso a partir da possibilidade de monitorar os índices e métricas de acordo com os seus objetivos. Se algo não segue de acordo com o projetado, a tomada de decisão é mais veloz e assertiva por conta disso.
Melhora na eficiência operacional
Automatizar significa tirar dos seus profissionais a responsabilidade de imputar dados, preencher planilhas e realizar outras atividades mecânicas, repetitivas e burocráticas. Algo que o sistema de gestão integrado oferece com ampla facilidade e conveniência.
Sobra tempo, portanto, para a sua equipe ter uma função mais dedicada em processos analíticos e de cuidados ao paciente enquanto o ERP se ocupa dessas atividades corriqueiras e processuais.
E afinal, quais os principais desafios ao implementar o ERP?
Assim como toda transição, o ERP demanda atenção para garantir que os novos processos funcionem ainda melhor do que o fluxo de trabalho anterior. Para evitar transtornos e todo tipo de imprevisto com essa mudança, confira quais são os principais pontos a serem considerados nesse processo!
Certifique-se de quais processos podem ser integrados
Importante reunir-se com o fornecedor de sua escolha para mapear os processos internos e compreender como vai ocorrer a migração e integração das informações. Só assim, aquele benefício de ter os dados sempre atualizados e cruzados para a sua análise é possível.
Descubra se o ERP é flexível como promete
Personalização é um termo recorrente no uso do sistema de gestão integrado. Por isso, procure saber se as soluções que você está de olho oferecem, justamente, os recursos para adaptarem-se à sua realidade, e não o oposto.
Explique aos funcionários do que se trata a mudança
Muitas pessoas são resistentes a mudanças. Especialmente, uma de tanto impacto quanto a implementação do ERP, já que os processos vão ser bastante impactados.
Até por conta disso, reuniões podem ser feitas para garantir mais alinhamento aos benefícios e necessidades dessa mudança, bem como o devido treinamento para trazer segurança aos seus profissionais. Com isso, a resistência vai ser gradualmente minimizada.
Confira os custos associados de manutenção
Ao implementar o sistema de gestão integrado, muitos profissionais se surpreendem ao descobrirem a existência de taxas e custos com manutenção, entre outros. Por isso, esclareça tudo o que vai custar a você — direta e indiretamente — com esse procedimento para ter a certeza de que ele cabe no seu orçamento.
Aprenda a usar os recursos da plataforma
O fornecedor deve ser um parceiro para explorar, ao seu lado, os recursos e funcionalidades da plataforma de ERP. Do contrário, quem garante que você vai utilizar os recursos da maneira adequada — ou mesmo conhecê-los em sua totalidade?
Explore bem a relação comercial com o fornecedor e entenda, de maneira personalizada, tudo aquilo que o sistema de gestão integrado pode fazer pelo seu negócio na área da saúde.
Como escolher um bom sistema de gestão integrado na saúde?
Para finalizarmos, escolhemos alguns pontos-chave para que a sua escolha seja a mais assertiva possível, como:
- não oriente-se pelo preço, exclusivamente, mas procure por fornecedores que conheçam a sua realidade;
- faça pesquisas de mercado e compare os recursos de plataformas focadas na sua área de atuação;
- tenha clareza de quais são todos os recursos do ERP;
- realize um benchmarking para entender quais foram os desafios e acertos da implementação do ERP no caso deles;
- escolha um parceiro de longo prazo. Para isso, converse com outros clientes da empresa, cheque a reputação dela, nas redes sociais, e explique todos os seus temores e objetivos com essa mudança.
Com essas dicas, fica mais fácil contar com a aquisição e consequente implementação de um sistema de gestão integrado que atenda, especificamente, ao que você necessita e está à procura.
Para irmos além no assunto, inclusive, aproveite para conferir outro artigo nosso, e que tem a tecnologia entre as dicas abordadas para melhorar a gestão financeira de empresas no setor da saúde!
