Dentro de um cenário global de crise no setor de saúde, a necessidade de desenvolver um plano de contingência eficiente foi evidenciada. Especialmente quanto aos equipamentos e demais dispositivos médicos, que são ferramentas indispensáveis no ambiente hospitalar.
Numa instituição de saúde, o plano de contingência, também chamado de planejamento de riscos, possui caráter preventivo e deve apontar alternativas para o gerenciamento de crises. Nesse sentido, sua finalidade principal é dar suporte para eventos inesperados.
Portanto, num ambiente crítico, onde a tomada de decisão precisa ser rápida, um plano eficiente deve determinar, de forma objetiva, quais ações precisam ser efetuadas numa situação emergencial. Assim, é possível causar um menor impacto na rotina de atendimento ao paciente.
Plano de contingência: 6 dicas para elaboração
De maneira clara e objetiva, o plano de contingência apontará as ações e definirá as responsabilidades para o enfrentamento da crise, de maneira preventiva. No caso dos equipamentos hospitalares, esse documento será um guia de orientação e organização.
Nele devem estar as respostas de intervenção para controle do evento, de modo a combater o problema de forma eficiente, reduzindo o impacto negativo. Abaixo, elencamos seis dicas para elaboração de um plano eficiente para o gerenciamento dos equipamentos em situações de risco e emergência.
1. Definição do risco potencial
O primeiro passo para um plano de contingência eficiente é definir todas as situações de risco potencial, através de uma visão de curto, médio e longo prazo. Desse modo, ao priorizar os riscos em toda a instituição, é possível mapear os pontos críticos.
Assim, deve-se incluir alguns cenários de contingência no planejamento, tais como:
- aumento da demanda de paciente em face de epidemias;
- ocorrência de desastres naturais;
- falhas em sistemas tecnologia e segurança de dados;
- falhas nos equipamentos;
- mudanças regulatórias que exijam modificações técnicas;
- problemas nas instalações prediais;
- gargalos na demanda de logística;
- perda de fornecedores;
- interrupção de fornecimento de água e energia.
Além disso, fazer o inventário dos equipamentos e definir o nível de criticidade de cada um. Dificuldade de reposição, tempo e custo de manutenção e grau de importância são algumas informações essenciais que o relatório deve conter.
2. Planejamento do espaço
O projeto das instalações físicas da instituição pode ser um importante aliado do plano de contingência. Ao criar um espaço adequado, com acesso facilitado aos equipamentos, é possível tomar medidas mais assertivas em caso de emergências. Isso inclui as manutenções periódicas, tanto preventivas quanto corretivas.
Do mesmo modo, o projeto deve garantir que itens como tanques de gás, quadros de força, geradores e outros equipamentos de suporte sejam colocados em áreas seguras, livres de inundações, por exemplo.
O layout do espaço físico deve sempre levar em conta a ocorrência de desastres, prevenindo danos e permitindo a correção rápida de falhas.
3. Envolvimento da equipe
Ao elaborar um plano de contingência, é fundamental que o corpo clínico e técnico faça parte do processo. Afinal, são os gestores de cada setor quem melhor pode estabelecer o grau de importância de um equipamento. Da mesma forma, serão eles os responsáveis pelas medidas de correção na ocorrência de um evento.
Portanto, criar uma Comissão de Contingência é parte crucial para um plano eficiente. Sobretudo porque a equipe deve estar consciente da importância e relevância do gerenciamento de riscos, uma vez que isso afetará diretamente seu trabalho.
4. Definir responsabilidades
Ao criar uma comissão e integrar diferentes profissionais ao processo, é importante delegar funções e responsabilidades. Afinal, para uma gestão de crise eficiente, é preciso contar com a atuação de diversas pessoas, em diferentes ações de contingência.
5. Estabelecer alternativas internas e externas
Ao definir a criticidade de equipamentos e também prever possíveis situações de crise, é necessário pesquisar e definir no plano de contingência quais alternativas buscar em caso de emergência.
Dessa forma, cada equipamento pode ter uma unidade sobressalente. Ou ainda possuir alternativas internas e externas de fornecimento para substituição ou ampliação da capacidade.
Entre as alternativas externas, podem estar hospitais parceiros ou fornecedores que disponibilizem equipamentos para locação, por exemplo.
6. Manter em dia a infraestrutura de tecnologia e manutenção
Um plano de contingência eficiente requer que toda a infraestrutura de sistemas, dados e tecnologias se mantenha atualizada. Isso porque, em situações de crise, os sistemas são fundamentais para garantir a comunicação dentro da instituição.
Entretanto, questões ligadas à cibersegurança também são importantes. Afinal, um ataque ao sistema, que corrompe dados e rouba informações, pode gerar uma grave crise na instituição. Portanto, a adoção de tecnologias de proteção de dados como blockchain também deve ser considerada na gestão de risco.
Ao mesmo tempo, as equipes de manutenção devem se manter atualizadas, assim como as ferramentas necessárias para atender emergências corretivas em pouco tempo. O investimento nessas áreas, além de importante, pode significar o salvamento de vidas e o bom desempenho da instituição no mercado.
Responsabilidade dos líderes na gestão de riscos
Possuir um plano de contingência, especialmente no caso de equipamentos hospitalares, já não se trata mais de uma opção. É obrigatório que os líderes e a alta gestão das instituições de saúde seja proativa na elaboração desse documento.
Principalmente quando o mundo atravessa a maior crise sanitária do século, e o que se vê são hospitais sem condições de atender a demanda crescente de pacientes em estado grave, estar preparado para enfrentar situações críticas significa, antes de tudo, estar preparado para salvar vidas.
A partir do “novo normal”, percebemos o quanto a indústria de dispositivos e equipamentos também precisa se preparar para momentos como este. Sobretudo para organizar, de maneira efetiva, sua capacidade de atendimento às altas demandas e de apoio aos clientes.
Nesse sentido, líderes em posição de destaque dentro de uma organização devem tomar para si a responsabilidade de iniciar o processo de elaboração do plano de contingência. Ou atualizá-lo, caso já exista.
Essa é, inclusive, uma forma de demonstrar transparência, qualidade dos serviços e preocupação social, o que depõe a favor da instituição no mercado.
Gostou das dicas? Então aproveite para ler também: Manutenção corretiva de equipamentos: principais aplicações na saúde.
