Ao tratar de criticidade, especialmente no setor hospitalar, falamos de algo comum no dia a dia das instituições. Afinal, toda e qualquer atividade nessa área possui riscos potenciais, que se não forem bem administrados, podem gerar consequências graves.
Uma vez que lidam diretamente com muitos insumos e equipamentos, os profissionais de saúde enfrentam riscos constantes. No entanto, eles podem ser amenizados conforme as boas práticas de gestão sejam realizadas.
Ao contrário, o mau gerenciamento dos recursos pode significar falhas e erros muitas vezes irreparáveis, caso não haja ações corretivas imediatas.
Entre os maiores impactos da má gestão das instituições de saúde, observamos o custo elevado de insumos e operações. Geralmente, isso se dá em decorrência do desperdício de materiais ou de falhas no controle de estoque.
No entanto, ao implementar um processo de análise de criticidade eficiente, as perdas tendem a ser reduzidas. O que gera um saldo positivo, não apenas no aspecto financeiro, mas principalmente no cuidado ao paciente.
E para realizar esse processo, alguns métodos de classificação são necessários. Os mais comuns para a maioria das organizações, incluindo o setor de saúde, são ABC e XYZ para estoque, e o FMEA/FMECA para equipamentos.
Acompanhe a leitura e entenda um pouco mais sobre cada um e como eles podem impactar as operações dentro da instituição.
O que é análise de criticidade e como executá-la?
Chamamos de análise de criticidade o processo de classificação de risco potencial dos ativos. Através de uma abordagem sistemática, é possível avaliar o nível de criticidade de equipamentos e insumos.
Dentro da gestão hospitalar, um controle de estoque adequado é imprescindível. Pois ao contrário, pode impactar seriamente a instituição. Além disso, equipamentos também possuem riscos potenciais, que determinam o grau de criticidade.
Portanto, podemos justificar a importância da análise de criticidade a partir do entendimento que ela dá sobre como os riscos potenciais do ativo podem afetar a operação. Desse modo, esse é um processo que aumenta a confiabilidade da instituição.
Abordagens para execução da análise
Existem diversas maneiras de conduzir uma análise de criticidade, e por isso, não há uma abordagem definitiva. Desse modo, a escolha da abordagem depende da complexidade e do tamanho da instituição.
No caso dos hospitais, sabemos que existem muitas variáveis e partes interessadas, tanto internas quanto externas. Assim, a análise de criticidade terá que refletir a natureza dos processos. Que no setor hospitalar, demanda uma abordagem mais complexa.
Entretanto, ao implementar a análise na gestão de estoque, por exemplo, as organizações desejam, antes de tudo, saber quais ativos devem ou não ser incluídos na avaliação. Ou seja, não é preciso assumir que todos os insumos e equipamento são críticos.
Ao invés disso, comece fazendo uma lista dos principais ativos, considerados essenciais pela equipe. Então, calcule o custo do tempo de inatividade e dos reparos necessários. Esse é um ponto de partida mais simplista, mas pode – e deve – migrar para uma análise mais detalhada.
Primeiros passos para a análise de criticidade
Vejamos alguns passos simples para dar início à análise de criticidade:
- Faça uma lista de ativos a serem cortados, que não exceda 20% do total;
- Monte uma equipe multi-setorial para fazer um levantamento dos equipamentos e insumos;
- Classifique a criticidade através de uma fórmula pré-estabelecida para definir o impacto financeiro de cada ativo. No caso de equipamentos, um exemplo utilizado pela consultoria australiana Lifetime Solutions é: Criticidade do equipamento = Frequência de falha (por ano) x Consequência de custo ($) = Risco ($ por ano).
Esse é um método básico de cálculo. Nessa fórmula, a consequência de custo é definida pelo custo da produção perdida mais os custos de reparo de equipamentos. Isso conforme o tempo de inatividade de cada máquina.
Contudo, para uma abordagem mais aprofundada – porém simplificada –, há um método baseado em três etapas:
- acordo sobre a matriz de risco;
- montagem da hierarquia de ativos;
- avaliação dos riscos de falha de cada insumo/equipamento.
Conforme trata a ISO 31000:2009, o risco é considerado um “efeito da incerteza sobre os objetivos”. E por isso não pode ser quantificado. Assim, a partir da análise de criticidade, onde são definidos pontos mais ou menos críticos dentro da instituição hospitalar, o gerenciamento de riscos se torna mais claro e eficiente.
Controle de estoque: métodos de classificação
No setor de saúde, o sucesso de uma instituição passa pela gestão inteligente de suprimentos. Essa cadeia de ativos pode ser responsável por até 40% dos recursos financeiros de um hospital. Por isso, o controle de estoque exige um nível gestão mais aprofundado e seguro, devido à sua complexidade.
E para que esse controle atenda ao parâmetros de segurança necessários, a análise de criticidade é fundamental. A partir dela, é possível determinar os pontos críticos e reduzir as perdas decorrentes de falhas e erros no gerenciamento dos ativos.
No caso dos estoques, podemos apontar essas falhas principalmente em relação ao desperdício de medicamentos e outros materiais.
E para que a criticidade dos insumos seja observada, a análise deve ser feita a partir de métodos de classificação. Também chamados “curva de análise”, eles se dividem em quatro tipos: ABC; XYZ; PQR; e 123.
A utilização dessas curvas de análise permite a classificação do inventário de estoque, considerando diversos critérios. Com eles, é possível agregar mais informações ao planejamento de estoque, e auxiliar na reposição e no gerenciamento dos produtos.
Como resultado, há uma gestão mais eficiente, conforme as demandas da organização. Ou seja, não há margem para o excesso ou a de materiais e medicamentos. O que, no segundo caso, pode até mesmo comprometer o funcionamento dos serviços.
Vamos então entender um pouco mais sobre cada tipo de curva de análise:
Curvas de análise ABC e XYZ
As curvas ABC e XYZ, são os métodos mais utilizados na gestão de estoque. Através do método ABC, a classificação do inventário é feita de acordo com o grau de importância. Para isso, considera-se um determinado período de tempo, que pode variar de 6 meses a 1 ano. Então, é verificado o consumo dos itens conforme a quantidade ou valor monetário total. A partir disso, são estabelecidas três categorias :
- A: grupo onde estão inseridos os produtos de consumo mais alto e que exigem maior atenção e controle por parte do gestor;
- B: grupo dos itens de consumo médio, que não exigem uma vigilância tão criteriosa;
- C: produtos de baixo consumo, que apresentam menor importância dentro da gestão.
Aqui, a classificação XYZ realiza a análise a partir do impacto causado pela falta desses itens no inventário e como afetam os processos internos. A segmentação é feita da seguinte forma:
- X: os itens dessa categoria são aqueles que apresentam um nível de criticidade baixo. Na falta deles, o atendimento de usuários internos e externos pode ser comprometido, mas não gera consequências graves;
- Y: considerado grupo crítico, essa classe representa os produtos que, em caso de falta, podem causar um transtorno razoável dentro da instituição;
- Z: esse é considerado o grupo vital, cuja falta traz consequências graves, podendo, inclusive, causar a interrupção das atividades.
Curva de análise 123
A análise de criticidade a partir do método de classificação 123 considera a dificuldade na aquisição de certos produtos. Desse modo, os grupos são formados da seguinte forma:
- 1: nele constam os itens de aquisição complexa, onde a obtenção é mais complicada por envolver fatores que dificultam sua compra;
- 2: incorpora os insumos de difícil aquisição, mas com menor quantidade de complicadores;
- 3: aqui são classificados os materiais de fácil aquisição, amplamente disponíveis no mercado e que possuem um fornecimento rápido e pontual.
Como exemplo, podemos tomar alguns tipos de medicamentos termolábeis, que possuem alto custo e demandam maior planejamento de aquisição. E também os hemocomponentes e hemoderivados.
Curva de análise PQR
O método PQR faz a classificação dos insumos conforme sua popularidade. Isso significa que essa curva considera a quantidade de transações realizadas de um certo material por um determinado período de tempo. Assim, os grupos são definidos da seguinte forma:
- P: grupo composto por produtos muito populares e que apresentam uma movimentação frequente;
- Q: insumos cujas transações são feitas com uma frequência média;
- R: grupos dos itens de baixa popularidade, que não são movimentados com frequência.
Método FMEA/FMECA
Os métodos de análise de criticidade FMEA e FMECA são comumente utilizados na avaliação de equipamentos. De modo simplificado, podemos dizer que: FMECA = FMEA + criticidade.
O FMEA identifica os modos possíveis de falha do equipamento e analisa impacto que essas falhas podem causa no sistema. Já o FMECA avalia o risco associado a cada modo de falha, priorizando as ações corretivas a serem tomadas.
Portanto, dentro dos processos de gestão hospitalar relacionados a equipamentos, esse métodos são fundamentais para a prevenção de falhas e análise dos riscos.
Com a identificação da criticidade a partir das causas e efeitos, é possível definir ações inibidoras de falhas num ambiente onde elas podem ser cruciais para o sucesso ou fracasso dos procedimentos.
Combinando critérios para uma análise mais sofisticada
As curvas de análise ABC costuma ser bastante utilizada em combinação com a curva XYZ. Na maioria das instituições hospitalares, essa combinação pode ser necessária porque tona os critérios de avaliação mais amplos dentro de um cenário de necessidades mais complexas.
Isso porque limitar-se a apenas um desses critérios gera previsões limitadas que, ao invés de auxiliar na gestão, acabam por dificultar na obtenção de resultados assertivos.
Dessa forma, a combinação entre métodos facilita a gestão do estoque, tornando o controle mais preciso a partir da amplitude de segmentação.
Todavia, o uso excessivo de classificações combinadas pode dificultar a análise de criticidade, tornando-a ineficaz. Portanto, o gestor deve refletir sobre a relevância de cada uma das classificações dentro da instituição. Essa observação é possível conforme a necessidade apresentada no desenvolvimento das tarefas.
Por que uma gestão de estoque adequada é importante no setor hospitalar?
Controlar a entrada e saída de insumos é uma parte fundamental do funcionamento de uma instituição de saúde. Afinal, todo o trabalho dentro de um hospital tem como objetivo principal a saúde do paciente. Assim, os insumos, direta ou indiretamente, fazem conexão com o tratamento clínico.
Sejam eles medicamentos, bolsas de sangue, alimentos, curativos, todo produto hospitalar exige uma gestão de estoque adequada. Devido à alta complexidade e variabilidade da cadeia de suprimentos.
Nesse sentido, os procedimentos de análise de criticidade e risco são grandes aliados na garantia de qualidade dos serviços prestados. Assim como conceitos de gestão baseados em Compliance e SLA.
Do mesmo modo, a tecnologia pode contribuir bastante para que as instituições hospitalares vençam os desafios da gestão de suprimentos. A partir da automação de processos, como por exemplo, no controle e monitoramento de temperatura de medicamentos, o nível de criticidade pode ser controlado e as falhas, diminuídas.
