Serviços de saúde necessitam de boa dose de planejamento e ação estratégica. Isso vale tanto para hospitais quanto laboratórios e clínicas. Afinal, todos têm em comum a necessidade de uma gestão de estoque eficiente e amparada pela redução gradual do lead time.
Por meio disso, é possível otimizar os processos e torná-los mais eficientes e menos conflituosos. Algo que pode acompanhar a sua empresa o tempo inteiro. Ou seja: ainda que a gestão de suprimentos em tempos de pandemia seja importante, é ainda mais relevante mantê-la em sua habitual rotina.
Afinal de contas, os benefícios são permanentes.
A importância da gestão de estoque nos serviços da saúde
Serviços de saúde lidam constantemente com ocorrências imprevistas. Um laboratório pode se ver diante de um aumento exponencial de coletas e análises de exames, em decorrência de algum surto, assim como um hospital convive com situações inesperadas o tempo inteiro.
Por consequência, a gestão de estoque ajuda a manter o seu estabelecimento preparado para eventualidades desse tipo. Imagine, agora, que uma clínica médica é incapaz de atender a essa demanda pontual (como uma epidemia) porque não dispõe dos insumos necessários?
Um mínimo é essencial e todo empresa do setor da saúde deve saber calcular o seu. Entretanto, é ainda mais importante saber como movimentar-se de maneira precisa e efetiva para evitar prejuízos e garantir o pronto atendimento aos pacientes.
E é aí que entra o lead time e o trabalho estratégico em reduzi-lo continuamente.
O conceito de lead time
Quem trabalha com logística deve compreender rapidamente o quanto o lead time faz toda a diferença para uma boa gestão de estoque e para o desenvolvimento da instituição.
Afinal de contas, trata-se de um termo que, em inglês, significa “tempo de espera” — em uma tradução livre. Para a gestão de estoque, vamos entender como o tempo decorrente da necessidade por um produto até a execução fazendo uso dele.
Normalmente, esse processo tem um fluxo similar, independentemente dos serviços de saúde prestados:
- processamento do pedido por determinados insumos;
- a resposta dada pelo fornecedor;
- o transporte dos materiais solicitados;
- o inventário;
- sua respectiva utilização.
Na já citada gestão de estoque, estamos falando de etapas que devem fluir rápida e eficientemente. Quanto menos processos e mais eficiente for o seu fluxo produtivo, mais assertivo vai ser o seu trabalho.
Os benefícios da aplicação do lead time nos serviços de saúde
Para obter o sucesso de sua gestão de estoque, o lead time reduzido tem grande relevância. Ainda mais, porque a sua aplicação contribui com o aprimoramento de alguns aspectos da sua rotina do dia a dia, como:
- alinhamento ao ciclo de vida dos seus produtos;
- melhor previsão de demanda para obter um estoque mínimo e preparado contra imprevistos;
- melhor controle do seu estoque;
- ajuste na negociação e aprimoramento nas negociações;
- relacionamento com os fornecedores e personalização de acordo com as características do seu negócio;
- otimização das rotas de transporte dos medicamentos e insumos de saúde.
Se o lead time reduzido é importante e um diferencial e tanto para a gestão de estoque, resta uma dúvida pertinente: como aplicar esse conceito nos serviços de saúde da sua empresa.
O lean como alternativa para a redução do lead time
O método lean (ou filosofia lean) é uma prática aplicada no Japão, inicialmente, e que teve a sua idealização por Taiichi Ohno, engenheiro-chefe da Toyota durante o período que precedeu a Segunda Guerra Mundial.
A ideia básica era, justamente, reduzir o lean time de diferentes áreas da empresa para reduzir desperdícios, melhorar a eficiência do fluxo de trabalho e a produtividade.
Resumidamente, o lean foca em tornar a produção mais enxuta sem, com isso, perder em eficiência e qualidade a partir dos seguintes pilares:
- avaliação de melhoria contínua nos processos — a partir do mapeamento e monitoramento do seu estoque;
- criação de valor nas ações e etapas realizadas, tornando cada uma delas verdadeiramente relevantes;
- unidade de propósito, estabelecendo metas que unam os envolvidos (profissionais e equipes) para um alinhamento na motivação e objetivos;
- respeito por quem faz o trabalho a partir da capacitação contínua;
- flexibilidade para alterar e compor novas perspectivas.
Nas empresas de serviços de saúde, o controle de entradas e saídas de insumos (alinhado ao monitoramento e ao registro histórico desse trabalho) condiz com a redução do lead time.
Como vimos, isso contribui com uma negociação ainda mais precisa com os seus fornecedores, evitando que você deixe o estoque fragilizado e suscetível à falta de materiais — ou ao excesso deles, já que isso também se traduz em prejuízos e também em desperdícios (como medicamentos com o prazo expirado).
A redução do lead time na sua gestão de estoque
Comece por meio do já mencionado mapeamento do histórico de insumos que entram e saem do estoque da sua instituição de saúde. Em seguida, faça uma análise do intervalo de tempo do seu fornecedor — ou seja: o prazo entre uma solicitação e a chegada do material adquirido.
Alinhe esses fatores à rotina da sua gestão de estoque e o trabalho vai contrair gradualmente. Tudo aquilo que é supérfluo, desnecessário e aumenta em tempo — mas não em valor — o processo, pode ser descartado ou ajustado para ser mais veloz e eficiente.
O olhar dos seus profissionais, inclusive, tem que estar direcionado a outros fatores. E como os medicamentos têm participação significativa em uma gestão de estoque realmente valiosa, achamos que você pode qualificar ainda mais o trabalho de sua equipe com mais informações associadas.
Para isso, de maneira que você possa garantir serviços de saúde que agreguem cada vez mais aos seus pacientes, aproveite para dar uma conferida em outro artigo nosso, explorando as formas de otimizar a rastreabilidade de medicamentos na farmácia hospitalar.
