Ao avaliar hospitais e outras instituições de saúde, pode ser fácil esquecer que, como qualquer outra empresa, eles também precisam otimizar seus processos internos. Isso reduz os custos operacionais com logística hospitalar sempre que possível, e permite sobreviver em um ambiente hostil e competitivo.
Além das pressões para reduzir custos, os hospitais devem gerenciar a severa escassez de pessoal médico e as capacidades limitadas das instalações. Esse é o principal desafio que os profissionais de saúde enfrentam. Encontrar um equilíbrio entre maior eficiência de custos e alcançar serviços de alta qualidade no gerenciamento de medicamentos e insumos de saúde.
A segmentação da cadeia de suprimentos e dos processos logísticos é uma maneira eficaz de alcançar esse equilíbrio. Isso é possível pelo fato que os custos operacionais podem ser reduzidos de maneira a otimizar simultaneamente o tempo e o esforço gastos em tarefas fora do paciente. Tal atitude cria uma nova capacidade técnica e permite que a equipe médica dedique mais tempo ao atendimento ao paciente.
Os custos com a falta de logística hospitalar
De acordo com um estudo da Navigant, no ano passado apenas os hospitais dos EUA poderiam reduzir os custos em até 17,7% a cada ano, tornando seus processos de logística hospitalar e utilização de recursos mais eficientes. A mesma pesquisa mostrou que, entre 100 gerentes de hospitais, quase metade dos entrevistados ainda usa um processo manual. Isso inclui planilhas do Excel e outras ferramentas menos sofisticadas/desatualizadas para gerenciar a logística hospitalar, inventário, despesas e outras atividades da cadeia de suprimentos.
Não é de admirar que os custos da cadeia de suprimentos e do gerenciamento de medicamentos e insumos de saúde estejam sempre perto do topo para hospitais e demais serviços em saúde. Sobre este assunto, há boas notícias. Em outra análise da Navigant Consulting, estima que os hospitais poderiam economizar em torno de US$ 11 milhões por hospital anualmente, simplificando e padronizando seus processos de logística hospitalar.
Tudo isso significa que o investimento em tecnologia da cadeia de suprimentos e o gerenciamento dos custos devem ser a prioridade número um para os líderes da área de saúde. Com ele, é possível posicionar melhor o hospital em informações baseadas em valor e que buscam maneiras de oferecer melhor qualidade ao atendimento dos pacientes.
O que é a logística hospitalar?
Primeiro de tudo, o que é logística no contexto de um hospital? A logística interna de um hospital refere-se ao transporte intra-hospitalar e ao encaminhamento e programação de todos os bens físicos (e pacientes) dentro de um hospital. Principalmente de um local central para unidades de atendimento ao paciente designadas.
Esses serviços são de vital importância para a disponibilidade de recursos e o gerenciamento de pacientes, fluxos de informações e materiais. Nesse ponto, se enquadram itens como produtos farmacêuticos, equipamentos esterilizados, amostras de laboratório, insumos de saúde e resíduos.
A logística hospitalar é altamente complexa por natureza. Existem, por exemplo, alguns serviços que são limitados pela periodicidade e janelas de tempo específicas, como serviços de refeições e medicamentos. E outros que são limitados por requisitos de manuseio específicos e exclusivos devido a materiais sensíveis.
Hospitais são essencialmente redes de distribuição: um sistema de gerenciamento de logística interna adequado permite comunicação e cooperação fáceis entre os muitos trabalhadores e departamentos responsáveis nessa rede.
Um bom exemplo são os longos tempos de espera para atendimento médico, seja em um hospital ou durante uma visita à uma clínica local. Em alguns casos críticos eles podem ter consequências potencialmente perigosas e de longa data para os pacientes.
Os tempos de espera ocorrem quando há uma incompatibilidade entre recursos e necessidades, principalmente devido a falhas no planejamento e no processo. O trabalho do gerente de logística do hospital é garantir a disponibilidade de todos os recursos do hospital, onde e quando forem necessários. Também deve evitar atrasos nos transportes de pacientes e materiais. Um sistema de logística interna otimizado reduziria diretamente os tempos de espera internos, influenciando positivamente a satisfação do paciente.
Como as operações de logística podem ser otimizadas?
O transporte interno é uma área que muitas vezes é negligenciada pela gerência do hospital. Isso é perceptível quando se vê muitos diretores de hospitais estão preocupados demais em reduzir os custos de estoque e reduzir o desperdício nos processos de compras. Tudo é importante para reconhecer todo o potencial da logística hospitalar no gerenciamento de medicamentos e insumos de saúde.
Atualmente, existem vários sistemas inteligentes de software centralizados e integrados disponíveis. Eles agendam e encaminham todos os transportes automaticamente, levando em consideração as condições técnicas e organizacionais.
Os sistemas integrados podem avaliar todos os pedidos de insumos e atribuir os respectivos pedidos às transportadoras, dependendo das condições prefixadas e das informações pré-definidas. Isso permite uma utilização mais eficiente dos recursos de transporte, reduz as execuções vazias e evita longos atrasos devido a menos erros de alocação.
Os transportes hospitalares são previamente reservados. E e devido às muitas mudanças imprevisíveis nas condições que ocorrem, os hospitais podem se beneficiar substancialmente do uso de um sistema que pode planejar em tempo real e reorganizar os cronogramas segundos.
Por exemplo, o Hospital Universitário de Ingolstadt, o quarto maior hospital de cuidados agudos da Baviera, usa um sistema inteligente de transporte e gerenciamento de medicamentos desde 2006. Ele é responsável em coordenar o uso de seus modos de transporte ativo e passivo de insumos de saúde, como veículos e caminhões, camas, cadeiras de rodas e carrinhos. O sistema integrado fornece aos despachantes uma visão geral em tempo real de todas as atividades de transporte.
Uso de robôs móveis
Outra abordagem para a otimização do transporte é a implantação de veículos guiados automatizados (AGVs) ou robôs móveis (AMRs) para transporte de materiais. Existem vários benefícios associados ao uso de robôs para entregar e recuperar suprimentos hospitalares. Um deles é que eles podem aliviar a carga de trabalho e ajudar a solucionar a escassez de funcionários.
Além disso, os robôs podem operar 24/7 e são menos propensos a erros do que os trabalhadores humanos. O robô TUG de Aethon um exemplo bem conhecido de AMR, projetado especificamente para uso hospitalar, que usa um mapa e sensores embutidos para navegar pelo hospital. Ele ainda pode se comunicar com elevadores, alarmes de incêndio e portas automáticas via Wi-Fi.
Além de sua configuração fácil de usar, a empresa afirma que pode reduzir em 80% o custo por entrega de insumos e medicamentos. Por questões de segurança, para mercadorias como medicamentos e amostras, a equipe deve usar uma identificação de impressão digital para abrir o compartimento do TUG.
A tecnologia como aliada
Um hospital do Kansas, nos Estados Unidos, obteve benefícios significativos ao aplicar etiquetas RFID (Radio-Frequency IDentification) a todos os itens de estoque na entrada. Portais de digitalização são instalados em todo o hospital para registrar o paradeiro e os movimentos de todos os itens etiquetados. Com o uso desse sistema, o hospital transformou o gerenciamento de medicamentos e insumos de saúde e desfruta das seguintes vantagens:
- Uma redução significativa no valor do estoque disponível
- A equipe médica não precisa mais digitalizar códigos de barras manualmente
- Uma redução drástica na falta de medicamentos
- Rastreabilidade de itens desde o recebimento até o armazenamento
- Eliminação das verificações manuais de validade dos medicamentos
Outros hospitais estão usando sistemas RFID baseados em “armários inteligentes”, que registram itens marcados quando entram e saem dos armários. Esse tipo de sistema tornou-se particularmente popular no gerenciamento de medicamentos, que exigem um alto grau de diligência em termos de distribuição e cuidados.
Somado ao monitoramento inteligente da temperatura de medicamentos e insumos de saúde, o setor de logística hospitalar passa a ter muito mais controle por meio de um gerenciamento estratégico do serviço de saúde. Usando a tecnologia, a taxa de descarte de medicamentos por falhas no processo de armazenagem chega a zero.
Otimização da logística hospitalar no futuro
No hospital do futuro, processos logísticos totalmente integrados podem excluir qualquer tipo de erro humano. Por um lado, processos automatizados destinam-se a tornar impossível aos membros da equipe esquecer importantes etapas processuais. Por outro lado, a equipe do hospital que segue apenas as instruções do software não inspira necessariamente confiança na maioria dos pacientes.
Atualmente, os sistemas digitais totalmente integrados na logística hospitalar ainda são uma coisa do futuro — mesmo que algumas soluções parciais já estejam em uso. Quando se trata de receber e armazenar materiais — ou ao enviar amostras de pacientes para um laboratório — códigos de barras ou chips de RFID são frequentemente usados como ferramentas.
No que se refere à aquisição e descarte, sistemas e identificadores especiais de embalagem garantem que amostras, equipamentos estéreis ou remessas potencialmente perigosas sejam embaladas e transportadas com segurança.
No passado, estimou-se que os hospitais poderiam gastar até 46% de seus orçamentos operacionais em atividades relacionadas à logística hospitalar. A otimização da logística interna pode não estar no topo da lista de prioridades de um diretor ou executivo. Porém, apenas com a implementação de um sistema inteligente de programação baseado em software, os hospitais podem economizar até 40% nos custos de transporte interno.
A tecnologia também é uma ótima oportunidade para melhorar a carga de trabalho da equipe. Com a logística hospitalar no gerenciamento de medicamentos e insumos, é possível reduzir o tempo de espera e, finalmente, aumentar a satisfação e a segurança do paciente.
