O Supply Chain, também conhecido como cadeia de suprimentos, pode ser definido como a integração de processos de negócios que partem do fornecedor primário (indústria, por exemplo) até chegar ao usuário final (consumidor ou cliente).
No caso dos suprimentos hospitalares, entende-se que o Supply Chain Management tem como ponto final da cadeia o paciente, que é a quem se destinam a maioria dos produtos e serviços geridos em todo o processo.
A cadeia de suprimentos costuma ser responsável por cerca de 30% a 40% dos recursos financeiros mensais de um hospital. Dependendo da instituição, este número pode ser ainda maior.
Isso se deve, por exemplo, a fatores como solicitação de exames desnecessários e os altos custos de diagnósticos e, em alguns casos, cirurgias consideradas de emergência que talvez não fossem necessárias diante de uma avaliação mais meticulosa. Mas é claro que há muitas outras questões envolvendo o supply chain que podem interferir nos resultados, para melhor ou para pior.
Por conta disso, uma gestão inteligente da cadeia de suprimentos hospitalares faz com que os recursos sejam investidos de maneira mais assertiva, com cautela e senso crítico. Como consequência há um retorno financeiro, obviamente, mas também de valorização da instituição e do relacionamento com pacientes e fornecedores.
Como se aplica o Supply Chain no setor de saúde?
Assim como em diversas outras áreas e tipos de empresa, a aplicação do supply chain na saúde está relacionada com a busca pelo sucesso institucional, principalmente relacionado à gestão, uma vez que hospitais precisam administrar a criticidade que envolve os materiais, medicamentos e processos dentro do ambiente hospitalar.
No entanto, principal diferença entre a cadeia de suprimentos hospitalares e as demais está na complexidade dos serviços que são prestados pelo setor de saúde, que exigem das instituições uma performance de excelência, onde falhas não são toleradas, já que podem, inclusive, custar vidas.
Dentro das instituições que prestam serviços de saúde, seja em maior ou menor escala, são mobilizados diversos recursos para diagnóstico e tratamento dos pacientes. Desde recursos humanos, como equipe de enfermagem e médica, até recursos materiais e estruturais – equipamentos, insumos, salas de cirurgia, leitos e fármacos em geral.
Além disso, existe ainda o controle e a logística de insumos utilizados para alimentação, cuidados com resíduos, lavanderia, limpeza, veículos, área administrativa e tecnologia da informação.
Componentes da gestão de suprimentos hospitalares
O supply chain também se estende ao fluxo de pacientes, no que se refere ao planejamento e controle da demanda, e também ao controle de funcionários no que tange aos processos administrativos e contábeis de pessoal.
Portanto podemos definir como componentes da gestão de suprimentos hospitalares as seguintes etapas:
- previsão de demanda
- compras
- materiais
- custos de armazenagem
- gerenciamento de estoque
- transporte
- distribuição
- quantidade
- qualidade
- prazo
- fluxo de informações
Quaisquer falhas em alguma das etapas citadas podem criar gargalos e interromper o fluxo na prestação dos serviços, que dentro de um hospital precisa ser contínuo e disponível durante 24 horas, todos os dias e para todos os pacientes, clientes e profissionais envolvidos.
Por esse motivo, o desenvolvimento e o investimento em recursos que permitam uma gestão inteligente da cadeia de suprimentos se faz necessário para gestores que estejam empenhados em reduzir custos, controlar estoques e minimizar possíveis erros, garantindo a melhoria contínua e a organização estratégica da instituição.
Principais agentes do supply chain
De modo resumido, podemos destacar quatro agentes principais agentes que compõem o fluxo de produção na cadeia de suprimentos hospitalares. São eles:
- Produtores: fabricantes de medicamentos, dispositivos médicos, aparelhos cirúrgicos, implantes e suprimentos em geral;
- Compradores: aqueles que facilitam a distribuição das mercadorias, intermediando os produtores e os prestadores de serviços;
- Prestadores de serviço: consultórios, clínicas e hospitais, que utilizam os materiais e suprimentos produzidos;
- Pacientes: são os clientes/usuários finais dentro da cadeia. No caso em que cirurgias são agendadas e realizadas em hospitais escolhidos ou indicados pelos pacientes, os médicos também passam a ser considerados clientes finais.
Aplicabilidade da metodologia lean
A chamada metodologia ou filosofia Lean é bastante empregada nas operações que envolvem o supply chain, uma vez que seu princípio é de manter o uso sustentável dos recursos e o consumo otimizado destes. Seguindo essa linha, os objetivos dessa metodologia na cadeia de suprimentos hospitalares são:
- organização de fluxos
- redução do desperdício
- vantagem competitiva
- alta lucratividade
Seguindo essas premissas, as atividades devem passar por avaliações contínuas, para que sejam eliminadas aquelas que não agregam valor real à instituição. Do mesmo modo, as parcerias também devem ser avaliadas sob o princípio Lean, de se manter apenas o que é indispensável, gerando valor e simplificando os processos.
Algumas práticas são consideradas mais amigáveis na simplificação da gestão, de modo a torná-la mais eficiente:
- mapeamento dos fluxos internos e externos;
- padronização e automatização de processos;
- definição das regras de negociação;
- terceirização de atividades secundárias.
Quais os desafios do setor e como superá-los?
A cadeia de suprimentos hospitalares é bastante ampla e complexa, incluindo uma diversidade de itens e atividades. Partindo desse ponto, fica claro que existem muitos desafios dentro do setor para que a gestão do supply chain alcance o máximo de eficiência.
Entre os principais, estão a otimização dos processos e o controle dos custos. Portanto, atender a todas as demandas dentro de um hospital mantendo o padrão de qualidade com a utilização adequada dos recursos exige que sejam encontradas formas inteligentes e eficazes de gerir e controlar as operações.
Principais dificuldades
E quando falamos em desafios específicos dentro da área da saúde, temos uma lista de maior relevâncias, entre os quais estão:
- os custos com a cadeia de suprimentos representam mais de um terço das despesas operacionais;
- mesmo com a grande colaboração entre os participantes, ainda faltam dados de qualidade necessários para a uma integração de qualidade que apresente melhorias no desempenho;
- poucos processos automatizados e ausência de controle para a redução da variabilidade;
- falta de precisão em alguns procedimentos, a exemplo das cirurgias;
- organização da cadeia por funções aumenta a dificuldade de projeção para processos mais sistêmicos e eficientes;
- por conta do alto risco e dos custos associados à falta, muitos suprimentos são solicitados além do necessário para a maximização da sua disponibilidade, impedindo a redução de custos de estoque;
- baixo investimento em infraestrutura de tecnologia da informação impacta na falta de dados de qualidade para integração e eficiência.
Contudo, existe uma certa dificuldade em aplicar práticas desenvolvidas originalmente no ambiente industrial, devido ao dinamismo do ambiente hospitalar e das tecnologias utilizadas, que podem ser bastante complexas.
E como o principal objetivo dos profissionais do setor de saúde é o sucesso no tratamento e a recuperação rápida dos pacientes, cada vez mais tem se tornado maior o investimento em tecnologias associadas ao trabalho técnico-científico, e menor para a melhoria de processos.
Entretanto, ao preterir a melhoria de processos internos como a gestão da cadeia de suprimentos, as consequências podem atingir os pacientes, ainda que indiretamente, uma vez que poderá haver comprometimento de recursos por erros que poderiam ser evitados com o supply chain management.
Superando os desafios da cadeia de suprimentos hospitalares
Diante das especificidades que o setor de saúde apresenta e da necessidade de tornar o atendimento nos hospitais mais humanizado e, ao mesmo tempo, tecnológico, algumas ações se fazem necessárias para garantir a superação dos desafios. Aqui, elencamos cinco maneiras de transpor essas barreiras:
Compartilhamento dos conceitos de Supply Chain Hospitalar
A integração entre os processos internos e externos é fundamental para garantir a eficiência. Para isso, o compartilhamento de um conjunto unificado de conceitos é capaz de criar uma linguagem única para a troca de informações, tanto entre os parceiros quanto entre os diferentes níveis da organização.
Dessa forma é possível reunir as equipes em torno de um mesmo objetivo, e alcançar resultados a partir da melhoria das práticas, no desenvolvimento da confiança e na redução de redundâncias.
Qualificação e redução de fornecedores
Um dos fatores que torna a cadeia de suprimentos hospitalares mais complexa é o número elevado de fornecedores envolvidos, devido à variedade de bens necessários.
Contudo, é imprescindível formar parcerias estratégicas entre hospitais e fornecedores para otimizar o fornecimento. À medida que o número de fornecedores é menor, porém mais engajados e qualificados, os custos podem ser reduzidos significativamente.
Para isso, é preciso levar em conta a capacidade técnica e o desempenho do fornecedor, de modo que os critérios não se limitem apenas ao preço dos itens.
Simplificação dos processos
Aqui podemos citar novamente o emprego da metodologia Lean, primando por operações enxutas e livres de desperdícios, a partir de uma avaliação contínua das atividades. Uma das formas de colocar em prática essa filosofia é integrar sistemas e automatizar processos.
Redução do número de SKUs
Ao reduzir as unidades de manutenção de estoque, chamadas SKUs (Stock Keeping Unit), os processos de aquisição armazenamento e distribuição de estoque se tornam mais fáceis, melhorando o gerenciamento das atividades.
Para isso, é preciso avaliar criteriosamente o que comprar, focando na redução da variabilidade. Um bom parâmetro para o alcance desse objetivo é a seleção e padronização de produtos funcionalmente equivalentes.
Emprego da tecnologia nos processos
Atualmente, a tecnologia permite alcançar níveis de automação e controle de processos que causam impacto positivo na gestão dos mais diversos setores. E não é diferente com a saúde.
Desse modo, a informatização de sistemas e a adoção de soluções que visem melhorar os processos e facilitar a troca de dados e informação torna-se fundamental para o desempenho do supply chain.
Um ótimo exemplo são os sistemas de ERP (Enterprise Resources Planning), que unificam as informações dentro da cadeia em um mesmo canal. Seguindo essa linha, os sistemas de prontuário eletrônico também atuam na redução e, porque não dizer, na eliminação de erros de registro.
Existem ainda equipamentos de monitoramento e rastreamento de ativos, que geram ganhos de produtividade e evitam desperdícios dentro da farmácia hospitalar.
Podemos concluir, portanto, que a tecnologia é fundamental para uma gestão inteligente da cadeia de suprimentos, e reforça a necessidade de ampliação dos investimentos nessa área, como forma de evitar perdas futuras e, até mesmo, recuperar os gastos ocorridos com a ausência do supply chain.
