Estar à frente da gestão de uma instituição de saúde e de suas áreas, como o caso da farmácia hospitalar, é uma tarefa bastante desafiadora para muitas lideranças, pois é preciso garantir que toda a operação esteja em conformidade com as exigências dos órgãos regulatórios.
Funcionando como um “coração” dos centros de saúde, a administração da farmácia é de vital importância para que o hospital disponha de insumos e medicamentos necessários para atender às necessidades dos pacientes, estejam eles internados ou em atendimento na urgência.
Quais os ganhos de uma boa gestão? Os números mostram: o Hospital Regional do Baixo Amazonas teve, em 2019, uma economia de R$ 1,3 milhão após adotar um método para melhor organizar os medicamentos em uso. Como resultado, minimizou desperdícios de medicamentos e otimizou seu estoque.
Como funciona a farmácia hospitalar?
Primeiro de tudo, vale reforçarmos em um rápido contexto sobre o que é uma a farmácia hospitalar. Como o nome sugere, este é o local onde é feito o armazenamento de remédios e equipamentos necessários para prestar atendimento aos pacientes de um hospital.
Colocando dessa forma parece bastante simples, certo? A prática nos diz o contrário. Isso porque para que uma farmácia hospitalar opere 100% bem, é necessário um rígido controle de processos que vão desde a gestão das compras realizadas para manter o estoque abastecido até a adoção de medidas que visem a maior segurança do paciente.
O desafio está em, justamente, fazer com que todos esses pontos do processo “se conversem” e evite, assim, a ocorrência de eventos adversos, como erro na prescrição de um medicamento ou falha na solicitação de compra de um determinado equipamento. Uma vez que todos esses riscos são mitigados, a gestão da farmácia hospitalar vai se tornando cada vez mais eficaz e o seu negócio, mais competitivo.
Por onde eu começo?
É comum que, ao decidir colocar em ação melhores práticas para administrar a farmácia da sua instituição, você fique em dúvida sobre quais são os primeiros passos. Essa dúvida é mais que válida e, pensando nisso, listamos algumas orientações para auxiliar você a desenhar o melhor fluxo de processos para o seu negócio.
Faça um raio-x da sua farmácia
Pode até soar redundante, mas comece pelo início. Em outras palavras: tenha clareza de qual o seu negócio e mapeie todos os recursos e custos necessários para que a sua farmácia hospitalar possa operar de acordo com a capacidade de atendimento da instituição, sem deixar de atender aos requisitos necessários previstos em regulação.
Vamos ilustrar com um exemplo: você é proprietário de uma clínica de médio porte que atende cerca de 1.000 pacientes ao mês. Se um de seus objetivos é dobrar a capacidade de atendimento, antes é necessário avaliar como funciona o fluxo de entradas e saídas de remédios dentro da clínica para que, a partir daí, você calcule os custos necessários para que a farmácia esteja abastecida para dar conta de mais 1.000 pacientes.
Logo, essa tarefa de “colocar no papel” – ou em planilhas de excel – os produtos, custos, tempo de entrega, entre outros – é fundamental para você mapeie como é o fluxo dentro da sua farmácia e, dessa forma, consiga traçar estratégias para reduzir custos e negociar com parceiros.
Além disso, dará mais clareza de qual percepção a sua instituição passa aos pacientes – e, em alguns casos, pode não ser uma boa impressão.
Depois padronize nomenclaturas
Se você já avaliou atentamente todo o seu negócio, especialmente a sua farmácia hospitalar, é hora de uniformizar o processo de solicitação e dispensação de medicamentos. Para isso, é essencial que se crie padrões para nomear os remédios.
Como isso funcionaria na prática? Digamos que, na clínica que usamos de exemplo, cada médico adota um padrão para prescrever o mesmo antibiótico. Uns escrevem o nome do remédio por extenso, enquanto outros optam por fazer uma abreviação do nome do produto.
Se você estipula que toda prescrição daquele antibiótico deve ser feito somente com a sigla “X”, isso possibilita que não haja erros de prescrição e que os farmacêuticos consigam controlar melhor quantos antibióticos “X” foram receitados durante um determinado período.
A partir daí, estruture seu controle de qualidade
Um dos principais problemas que as instituições de saúde – públicas e privadas – enfrentam está em manter um controle rigoroso do seu estoque. E isso vale também para as farmácias hospitalares. Não por acaso, é comum vermos altos índices de desperdício de medicamentos por má gestão do estoque ou mesmo a falta de alguns remédios por não ter sido identificado, no setor de compras ou nos centros de atendimento, o maior uso dele nas prescrições médicas.
Em muitos casos, isso acontece porque os hospitais perdem o controle de datas de vencimento dos lotes de remédios ou prazos de solicitação de novos produtos. Aliás, uma das razões para isso acontecer é porque esse controle de estoque ainda é feito, em alguns lugares, de maneira manual. Considerando instituições de médio e grande portes, isso contribui para que se perca o histórico de pedidos de compra, consumo mensal do estoque, saídas de remédios, entre outros indicadores de qualidade da farmácia hospitalar.
Outro fator importante é o da ociosidade. Isto é, aqueles remédios que estão parados há muito tempo no estoque sem previsão de serem consumidos. Avaliar se existe um percentual significativo da farmácia ociosa é fundamental para que, nos próximos pedidos de compra, eles não sejam considerados. Resultado: garante uma maior economia para o hospital.
Como resultado, reduza custos e ganhe eficácia
Depois de estruturar todo esse fluxo de gestão da farmácia, é de se esperar que os custos para manter a operação diminuam. Os principais motivos para isso são que, agora, o estoque é melhor controlado, evitando-se assim desperdícios, além de se ter melhor dimensão dos principais recursos utilizados, antecipando assim pedidos de compra – que podem ser melhor negociados com os fabricantes parceiros – e garantindo estoque em dia.
A relação é diretamente proporcional, ou seja, se eu consigo reduzir os gastos sem comprometer com o desempenho da farmácia, eu ganho consequentemente maior eficácia.
Quando a administração da farmácia hospitalar leva em conta esses, além de outros requisitos técnicos, se torna uma garantia ao paciente de que o local onde ele está em tratamento é seguro. E essa segurança diz respeito aos remédios que ele pode vir a tomar ou aos demais equipamentos utilizados durante seu tratamento.
A tecnologia a serviço da gestão de farmácia hospitalar
Sem dúvidas, a tecnologia é uma forte aliada para os gestores durante o trabalho de manutenção da farmácia, principalmente por meio de sistemas integrados que permitem a consolidação de dados e emitem alertas sobre o status pedidos de compra ou da situação atual do estoque.
Nesse sentido, existem alguns sistemas já conhecidos no mercado de healthtechs que podem ajudar e muito no dia a dia da gestão da farmácia:
- Sistemas de gestão hospitalar e de logística
Lembra quando dissemos que ter o controle do estoque é fundamental não só para manter a qualidade dos produtos, como também para redução de custos e maior eficácia?
Na maioria dos casos, esse acompanhamento é feito de forma manual. Porém, com os avanços tecnológicos, já é possível automatizar esse processo informatizando todas as informações referentes ao fluxo em estoque e dispensação de medicamentos.
Em larga escala você pode, inclusive, mapear os custos envolvidos na manutenção do estoque da farmácia hospitalar, bem como os prazos de vencimentos e lotes a receber.
- Sistemas integrados a prontuários eletrônicos
Integrar o sistema da farmácia ao dos prontuários eletrônicos permite às equipes ter conhecimento mais aprofundado de quais medicamentos os pacientes estão tomando, suas respectivas dosagens e, principalmente, se alguns deles apresentou reação alérgica a determinada substância.
No caso de pacientes em beira-leito, há programas que auxiliam na checagem e administração dos medicamentos dados.
- Sistema de monitoramento da farmácia
Nesse caso, o software possibilita ao profissional avaliar todas as prescrições feitas aos pacientes do hospital e, dessa forma, conferir as dosagens e a rapidez com que determinado remédio vem sendo receitado. Dessa forma, você consegue criar alertas para indicar quando um medicamento está representando um alto custo e, assim, traçar estratégias para otimizar custos sem comprometer o estoque.
Entendemos que a implantação de muitos destes softwares envolve um processo de amadurecimento – e, de certa maneira, convencimento – dos ganhos que eles trarão para a empresa, principalmente para gestão de farmácia hospitalar.
Por outro lado, a transformação digital há muito tempo deixou de ser uma teoria, o que significa que as instituições de saúde que podem, aos poucos, criarem processos automatizados, saem na frente.
O desafio não é pequeno e sabemos disso. Mas esperamos que consigam, ainda que em seu próprio ritmo, se tornarem cada vez mais competitivas dentro do mercado.
