Toda empresa ou instituição de saúde corre o risco de sofrer alguma adversidade. Porém, com um plano de contingência bem estruturado, o atendimento e a recuperação podem ser acelerados, evitando danos maiores, ou mesmo uma tragédia.
Analise agora mesmo seu serviço de saúde, em caso de um incêndio, sua equipe saberia o que fazer? Haveria responsáveis por cada ação? Quem acionaria os bombeiros? Quem seria responsável em evacuar o prédio? Quem auxiliaria no controle ou isolamento das chamas? Se você não sabe responder a essas questões, é sinal de que ou você não tem um plano de contingência, ou então ele tem inúmeras falhas.
Um plano de contingência nos serviços de saúde é de vital importância, para evitar que problemas mais sérios, ou mesmo a morte de pacientes, ocorra pela falta de ação dos colaboradores.
Como exemplo recente temos o caso do Hospital Badim, no Rio de Janeiro. Em setembro de 2019 um incêndio iniciou no gerador do subsolo e a fumaça foi lançada no sistema de ventilação do prédio. A demora na identificação do problema e a falta de uma estratégia de atendimento ocasionaram a morte de 22 pessoas.
Caso o hospital contasse com um plano de contingência mais eficiente e a equipe de colaboradores estivesse devidamente treinada, a tragédia poderia ser minimizada.
Apesar de ser um documento, sua aplicação deve ser bastante prática. Treinamentos e simulações devem ser constantes, para que caso realmente seja necessário, todos estejam preparados. Quer saber mais sobre o tema, e como ter um plano de contingência estruturado em sua instituição? Confira nosso artigo!
O que é plano de contingência?
Um plano de contingência é o resultado de um amplo estudo da instituição hospitalar sobre o que fazer em caso de situações adversas. Ele define quais respostas e procedimentos precisam ser adotados em caso de incêndios, explosões, acidentes de trabalho, falta de energia elétrica ou de água, inundações, greves, entre outros.
Nele estará listado o que deverá ser feito em cada uma das situações. O objetivo principal é estar preparado para caso alguma situação adversa ocorra na instituição, e seus efeitos negativos e prejuízos possam ser minimizados o mais rapidamente possível. Por esse motivo, o plano de contingência acaba sendo conhecido também como plano de recuperação ou plano de continuidade.
Dentro de instituições de saúde, sejam elas de qual porte ou segmento for, contar com um documento bem estruturado é de fundamental importância para se evitar prejuízos maiores e ter uma resposta mais rápida às adversidades.
Por meio dele, são listados inclusive quais pessoas deverão ser acionadas, com cada uma já sabendo de antemão qual será seu papel na resolução dos problemas, garantindo que a situação possa ser normalizada o mais rapidamente possível.
O que deve conter no plano?
Um plano de contingência bem estruturado deve conter as respostas para todos os problemas que possam surgir. Nele, estarão listadas as atribuições de cada integrante na resolução das adversidades, e em que momento cada um deve ser acionado. Ele auxilia ainda a identificar mais rapidamente quando ele deve ser colocado em prática e quais os riscos que podem ocorrer em virtude do acontecimento.
Além disso, é essencial que todas as pessoas envolvidas sejam treinadas constantemente e participem de simulações, visando estarem sempre melhor preparadas quando uma situação real ocorrer. Tais treinamentos reduzem o tempo de resposta e permitem que problemas maiores possam ocorrer pela falta do conhecimento necessário.
Ele ainda deve indicar quais os recursos que poderão ser usados para resguardar a vida das pessoas envolvidas — um incêndio em um hospital, por exemplo — e evitar prejuízos maiores. É importante ainda que ele passe por revisão constante e, caso ele tenha que ser posto em prática, ao final ele seja avaliado e eventuais correções sejam realizadas, visando um melhor atendimento em uma próxima vez.
Além do treinamento constante dos colaboradores envolvidos ser indispensável, é necessário que exista uma pessoa responsável, indicando quando ele deverá ser posto em prática e coordenando as ações no decorrer dos acontecimentos.
Qual o processo de desenvolvimento?
A construção de um plano de contingência é complexa, e envolve planejamento, treinamento e simulações para cada adversidade. Toda essa construção deverá contar com o papel de um coordenador auxiliado por um grupo de trabalho, que indicará quais ações poderão ser tomadas diante de cada tipo de risco. Tudo isso deverá estar descrito, que deve ter como sequência:
Identificação dos riscos
O primeiro passo para o desenvolvimento do plano é identificar quais riscos sua instituição de saúde pode sofrer, qual a probabilidade disso e que impacto causará. Como exemplo, uma falta de energia elétrica ou de água é muito mais fácil de ocorrer do que uma inundação, logo, estar preparado para a primeira é uma ação mais imediata, mas isso não significa que a segunda não deverá ser considerada.
Essa identificação pode ser feita por uma equipe multidisciplinar, que terá a função de analisar os riscos existentes e quais as probabilidades de cada um.
Qual o impacto de cada adversidade
Identificado os riscos, é necessário avaliar qual o impacto que cada um pode causar. Isso deve ser listado detalhadamente, indicando ainda os problemas de curto, médio e longo prazo. Usando novamente o exemplo da falta de energia em um serviço de saúde, em um primeiro momento ele pode afetar o atendimento ao paciente, mas em médio prazo pode comprometer o armazenamento de insumos que exigem resfriamento adequado, trazendo sérios danos à instituição.
Defina recursos e prioridades
Ele deve conter ainda quais os recursos técnicos, financeiros e de pessoal disponíveis para cada adversidade, além de quais as prioridades em cada etapa. Desta forma, na hora de colocar o plano de contingência em ação, cada um já saberá o que tem disponível, qual sua atribuição, e o que deve ser feito primeiro.
Organize as equipes
O plano deve listar ainda quem são as equipes e seus contatos, e o que cada uma deve fazer. Por exemplo em um incêndio, indicar quem deve chamar os bombeiros, quem é responsável pela evacuação do prédio, quem pode auxiliar no combate às chamas, entre outros.
O plano deve ser acessível
É importante ainda que, assim que o documento estiver elaborado, além do treinamento dos envolvidos, cópias sejam disponibilizadas e facilmente encontradas no caso de uma situação adversa. Isso permite que todos possam consultá-lo se necessário, agilizando as respostas e evitando erros. Vital ainda que a cada atualização ou correção que ocorrer, todas as cópias sejam alteradas também.
A importância de um plano de contingência
Como fica evidente, estar preparado e com uma equipe treinada é essencial para qualquer tipo de empresa, e em serviços de saúde torna-se ainda mais primordial, ao garantir que a vida de pacientes seja uma prioridade.
Todos torcemos para que nenhum incidente ocorra nas instituições hospitalares, mas para evitar que isso realmente ocorra o melhor caminho é identificar potenciais causas, e ter uma equipe preparada para entrar em ação o mais rapidamente possível, de forma orquestrada e com todos os recursos necessários.
É aí que entra em cena o plano de contingência, um documento essencial em qualquer instituição de saúde, e que serve de guia para compreender as adversidades possíveis, quais ações precisam ser tomadas, e que função cada colaborador deve adotar se acionado.
Desta forma, caso não possua ainda um plano de contingência, estabeleça como situação prioritária em sua instituição, acelerando o atendimento a eventuais adversidades que possam surgir e evitando danos maiores ou mesmo tragédias.
